وظائف حكومية

info الوصف الوظيفي

---

يتولّى شاغل الوظيفة أنشطة دعم السكرتارية بإشراف محدود بما في ذلك الاستجابة للمكالمات والاستفسارات وتنسيق السفر والترحيب بالضيوف وإعداد رسائل البريد الإلكتروني وجدولة المواعيد وحضور الاجتماعات وصيانة اللوازم المكتبية بما يضمن حسن جودة الخدمات في الوقت المناسب.


المهام المطلوبة :

تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة
الردّ على الاتصالات الداخلية والخارجية وتدوين الرسائل وتحويل الاتصالات بحسب المعايير الموضوعة
استلام رسائل الفاكس وتحويلها وإرسالها إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب
الردّ على الأسئلة والاستفسارات ضمن الصلاحيات في الوقت المناسب
بناء علاقات قوية مع مقدّمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة
التنسيق مع خدمات السفر الخاصة بالعمل (التأشيرات، التذاكر، والإقامة) بالتعاون مع الموارد البشرية وضمان الفعالية من حيث التكلفة
استلام وتوزيع البريد إلى أصحاب المصلحة المعنيين وتوثيق المعلومات في السجلات
الترحيب بالضيوف والزوار وفقاً للبروتوكولات المعتمدة ومرافقتهم إلى الغرف (الوجهة- وجهتهم) المحددة لهم
تحضير الخطابات والتقارير والمراسلات بالعربية والإنجليزية
جدولة مواعيد الاجتماعات والفعاليات وفقاً للتوجيهات


المؤهلات المطلوبة:

دبلوم سكرتارية أو إدارة تنفيذية أو ما يعادلها
يفضل بكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها
يفضل شهادة المهنية الإدارية Certified Administrative Professional (CAP)
إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة


الخبرات المطلوبة:

خبرة 3 سنوات على الأقل
خبرة في خدمات السكرتارية والتشريفات
خبرة في برامج المايكروسوفت Microsoft Office

info المهارات المطلوبة

---

share نشر الوظيفة

---