الوصف الوظيفي
توفير خدمات السكرتارية التنفيذية من خلال تنظيم وتنسيق جميع الأعمال ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة من الأمين العام.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
• تلقي البريد الوارد يدوياً أو إلكترونياً إلى الأمين العام، وعرضه عليه، وتنفيذ توجيهاته بشأنه.
• إعداد جدول مواعيد واجتماعات ومقابلات الأمين العام بالتشاور معه، واستكمال إجراءاتها وفقاً لتوجيهاته.
• توفير ما يطلبه الأمين العام من دراسات، وتقارير، ووثائق، ومعلومات، والاتصال بالمسئولين في الوحدات التنظيمية المعنية في الهيئة لتزويد المكتب بها.
• إعداد الدعوات لاجتماعات الأمين العام، وعمل الترتيبات اللازمة لعقدها.
• تلقي وإجراء المكالمات الهاتفية الخاصة بالأمين العام.
• عمل الترتيبات والحجوزات والتأشيرات الخاصة بسفر الأمين العام، بالتنسيق مع الوحدات والجهات المختصة في الهيئة وخارجها.
• إبلاغ التعاميم والقرارات الصادرة عن الأمين العام إلى الجهات المعنية، وفق التوجيهات.
• إعداد الخطابات التي يطلبها الأمين العام، وعرضها عليه للتوقيع، وإرسالها للجهات الموجهة لها.
• الإشراف على توفير خدمات النسخ، والتصوير، والمراسلات الخاصة بالأمين العام.
• تجهيز مكتب الأمين العام بالمواد المكتبية، والأجهزة، والخدمات اللازمة.
• حفظ الوثائق والمستندات الخاصة به وفق نظام الحفظ المعتمد في الهيئة.
• إعداد التقارير الدورية والسنوية عن نشاطات وإنجازات المكتب، ومقترحات تطوير أدائه.
• إعداد تقارير تقييم الأداء الوظيفي للموظفين المرتبطين به مباشرة وتحديد احتياجاتهم التدريبية.
المهارات
المؤهلات/المتطلبات
المعرفة والخبرة
· 6 سنوات خبرة في مجال ادارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية، و (3) سنوات على الأقل خبرة في منصب إداري
· إتقان برامج MS Office
التعليم والشهادات
· يشترط بكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها
مهارات خاصة بالوظيفة
· إتقان اللغتين العربية والإنجليزية
الخلفية التعليمية
إدارة الأعمال أو ما يعادلها
