سيقوم المسؤول الإداري (Admin Executive) بمساندة إدارة الشؤون الإدارية في تنسيق الوظائف الإدارية المتعلقة بإدارة البيانات والعقارات، وصيانة المكاتب، وإدارة الأصول المادية، وغير ذلك من المهام ذات الصلة. يتطلب الدور الحفاظ على علاقات قوية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وضمان تنفيذ جميع المهام الإدارية بكفاءة. يعتمد النجاح في هذا الدور على الاهتمام بالتفاصيل، والمهارات التنظيمية، والقدرة على إدارة مهام متعددة في آن واحد مع الالتزام بسياسات ومعايير الشركة.
المساعدة في إعداد المستندات اللازمة لتجديد عقود الإيجار للمكاتب والمعسكرات والمستودعات وصالات العرض، وإجراءات صرف المدفوعات.
التأكد من إدخال جميع عقود الإيجار في نظام REFX وتتبعها بشكل صحيح.
ضمان توثيق عقود الإيجار وفق متطلبات المملكة.
ضمان صيانة المقرات وفق المعايير المعتمدة والمساعدة في التأثيث وأعمال التجديد ونقل المواقع.
ضمان تحديث جميع البيانات الإدارية باستمرار وخلوّها من الأخطاء وإدارتها بشكل آمن.
إعداد وتقديم تقارير شهرية دقيقة حول مؤشرات الأداء الإدارية ومؤشرات الالتزام.
ضمان صيانة جميع مباني المكاتب وفق أعلى المعايير، بما في ذلك الفحوصات الدورية والإصلاحات في الوقت المناسب وصيانة المرافق.
ضمان تحقيق أعلى معايير النظافة في جميع المكاتب.
تنسيق وتجديد عقود الصيانة السنوية (AMCs) للأنظمة الحيوية بالمكاتب مع مراعاة الكفاءة من حيث التكلفة والالتزام.
الإشراف على تنسيق الموردين ومتابعة مستويات الأداء.
الحفاظ على قائمة محدثة بجميع الأصول التشغيلية، ومعدات تقنية المعلومات، والأثاث، والأجهزة الكهربائية.
متابعة وتوثيق حركة الأصول.
التأكد من تحديث قوائم الجرد بشكل دائم وإجراء جرد سنوي.
إنشاء أوامر الشراء (PRs) لجميع الخدمات التي تديرها إدارة الموارد البشرية والشؤون الإدارية ومراجعة الفواتير للدفع.
ضمان سداد فواتير الخدمات العامة والاتصالات في الوقت المناسب لتجنب انقطاع الخدمة.
الحفاظ على متعقّب للسجلات والتحليلات.
مراقبة مستويات المخزون والاحتفاظ بسجلات للقرطاسية ولوازم الكافتيريا.
تنسيق إعادة التوريد بناءً على معدلات الاستهلاك واحتياجات العمل.
الحفاظ على سجلات مركبات الشركة (التسجيل، التأمين، عقود التأجير، الصيانة… إلخ).
جدولة الصيانة الدورية والإصلاحات والفحوصات.
تتبّع استهلاك الوقود وعدّادات الكيلومترات وأداء المركبات.
التنسيق مع السائقين لضمان توافر المركبات وتوزيعها.
ضمان التزام جميع أنشطة النقل بسياسات الشركة والأنظمة الحكومية.
مراقبة مصروفات النقل ودعم مبادرات تحسين التكاليف.
إعداد تقارير دورية حول استخدام المركبات، واستهلاك الوقود، وكفاءة التسليم.
القدرة التنظيمية والمنهجية لإدارة مهام متعددة في الوقت نفسه.
دقة عالية لضمان صحة إدارة البيانات والتقارير.
مهارات تواصل قوية للتعاون الفعّال مع أصحاب المصلحة.
روح العمل ضمن فريق مع موقف إيجابي وقدرة على التعاون.
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المرافق أو مجال ذي صلة.
إتقان تطبيقات مايكروسوفت أوفيس، خصوصًا وورد وإكسل.
خبرة لا تقل عن 2–3 سنوات في الأعمال الإدارية أو مجال ذي صلة.
يُفضّل خبرة في إدارة صيانة المكاتب، وعقود الإيجار، وإدارة الأسطول، وتتبع الأصول.
المؤهل المطلوب:
الدور الوظيفي:
إدارية
نوع التعاقد:
دوام كامل
المستوى المهني:
مبتدئ
سنوات الخبرة:
من
الراتب:
