وظائف مكة المكرمة

info الوصف الوظيفي

سيقوم التنفيذي الإداري بمساعدة قسم الإدارة في تنسيق الوظائف الإدارية المتعلقة بإدارة البيانات والممتلكات، وصيانة المكاتب، وإدارة الأصول المادية، وغيرها من المهام ذات الصلة. يتطلب الدور الحفاظ على علاقات قوية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وضمان أداء جميع المهام الإدارية بكفاءة. النجاح في هذا الدور يعتمد على الاهتمام بالتفاصيل، المهارات التنظيمية، والقدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد مع الالتزام بسياسات ومعايير الشركة.

المهام والمسؤوليات:

إدارة الممتلكات:

المساعدة في إعداد الوثائق اللازمة لتجديد عقود الإيجار للمكاتب، المخيمات، المستودعات، وصالات العرض، وضمان إصدار الدفعات.

التأكد من إنشاء جميع عقود الإيجار في REFX وتتبعها بشكل صحيح.

التأكد من توثيق العقود وفق متطلبات المملكة.

الحفاظ على المرافق وفق المعايير المعتمدة والمساعدة في التأثيث، والتجديد، ونقل المواقع.

إدارة البيانات:

ضمان تحديث جميع البيانات الإدارية باستمرار، وخلوها من الأخطاء، وإدارتها بأمان.

إعداد وتسليم تقارير شهرية دقيقة عن مؤشرات الأداء الإدارية والالتزام بالمعايير.

صيانة المكاتب:

ضمان صيانة جميع مرافق المكاتب وفق أعلى المعايير، بما في ذلك الفحوصات الدورية، والإصلاحات في الوقت المناسب، والحفاظ على المرافق.

التأكد من التزام جميع المكاتب بأعلى معايير النظافة.

تنسيق وتجديد عقود الصيانة السنوية (AMC) للأنظمة الحيوية في المكاتب مع ضمان الكفاءة والتوافق.

الإشراف على التنسيق مع الموردين ومتابعة أدائهم.

إدارة الأصول المادية:

الحفاظ على قائمة الأصول الخاصة بالشركة، بما في ذلك معدات تقنية المعلومات، الأثاث، والأجهزة الكهربائية.

متابعة وتوثيق حركة الأصول.

التأكد من تحديث قوائم الجرد دائمًا وإجراء تقييمات سنوية للجرد.

مهام إدارية أخرى:

إنشاء طلبات شراء (PRs) لجميع الخدمات التي يديرها قسم الموارد البشرية والإدارة والتحقق من الفواتير للدفع.

ضمان دفع فواتير المرافق والاتصالات في الوقت المناسب لتجنب انقطاع الخدمة.

الحفاظ على متعقب سجلات لأغراض التحليل والتوثيق.

مراقبة مستويات المخزون والحفاظ على سجلات المستلزمات المكتبية ومستلزمات الكافتيريا.

تنسيق إعادة التوريد بناءً على اتجاهات الاستهلاك واحتياجات العمل.

إدارة الأسطول والمركبات:

الحفاظ على سجلات مركبات الشركة (التسجيل، التأمين، عقود الإيجار، الصيانة، إلخ).

جدولة الصيانة الدورية والإصلاحات والفحوصات.

متابعة استهلاك الوقود، الأميال، وأداء المركبات.

التنسيق مع السائقين لتوافر المركبات وتوزيع المهام.

التأكد من التزام جميع الأنشطة بالنقل بسياسات الشركة وأنظمة الحكومة.

مراقبة نفقات النقل ودعم مبادرات تحسين التكاليف.

إعداد تقارير دورية حول استخدام المركبات، استهلاك الوقود، وكفاءة التسليم.

المهارات المطلوبة للنجاح في الدور:

القدرة التنظيمية والقدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد.

الاهتمام بالتفاصيل لضمان الدقة في إدارة البيانات وإعداد التقارير.

مهارات تواصل قوية للتعاون الفعال مع أصحاب المصلحة.

القدرة على العمل ضمن فريق مع الالتزام بالموقف الإيجابي وروح التعاون.

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المرافق، أو مجال ذي صلة.

إتقان تطبيقات MS Office، وخاصة Word و Excel.

خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في الإدارة أو مجال ذي صلة.

يفضل الخبرة في إدارة صيانة المكاتب، عقود الإيجار، إدارة الأسطول، وتتبع الأصول.

info المهارات المطلوبة

share نشر الوظيفة