وظائف الرياض

استقبال وترحيب الضيوف فور وصولهم إلى المكتب.

توجيه الزوار إلى الشخص أو المكتب المناسب.

الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها إلى المكاتب المختصة في الوقت المناسب.

التأكد من أن منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة، مع توافر جميع الأدوات المكتبية والمواد اللازمة (مثل الأقلام، النماذج والكتيبات).

تقديم معلومات أساسية ودقيقة للزوار شخصيًا أو عبر الهاتف/البريد الإلكتروني.

استلام وفرز وتوزيع البريد والتسليمات اليومية.

الحفاظ على أمن المكتب باتباع إجراءات السلامة والتحكم في الدخول عبر مكتب الاستقبال (مراقبة سجل الزوار، إصدار بطاقات الزوار).

طلب مستلزمات مكتب الاستقبال عند الحاجة.

أداء مهام كاتب الاستقبال الأخرى مثل الأرشفة، النسخ، النسخ المدوّن، وإرسال الفاكسات.

التحضير لاستقبال الضيوف ومغادرتهم.

التعامل مع الطلبات الخاصة من الضيوف.

التعامل مع الشكاوى أو المشكلات.

إعلام الموظفين الآخرين بوصول الزوار أو إلغاء مواعيدهم.

مساعدة الزملاء في المهام الإدارية.

أداء أي مهام أخرى تتعلق بالوظيفة حسب توجيه المدير المباشر.

ملخص الوظيفة

بشكل عام، تتمثل مهام ومسؤوليات موظف الاستقبال في التأكد من أن مكتب الاستقبال يرحب بالضيوف بطريقة إيجابية، ويقوم بتنفيذ جميع المهام الإدارية بأعلى مستوى من الجودة.