يكون المنسق الأول مسؤولًا عن ضمان سير العمل بسلاسة في مكتب إدارة المرافق من خلال تقديم دعم إداري وتشغيلي أساسي. يشمل هذا الدور التنسيق مع مختلف الإدارات لتحسين عمليات الشراء، الفوترة، وإدارة السجلات.
ويُعد المنسق حلقة وصل محورية بين العملاء والموردين والفريق الداخلي، لضمان تلبية المتطلبات التشغيلية ومتطلبات العملاء باستمرار وبمستوى يفوق التوقعات. كما يتضمن الدور الحفاظ على سجلات تفصيلية وتقديم خدمات دعم عامة ضمن بيئة عمل سريعة الوتيرة في مجال إدارة المرافق، بما يؤثر مباشرة على رضا العملاء وكفاءة العمليات.
تقديم الدعم الإداري لفريق إدارة المرافق، بما في ذلك تنسيق أوامر العمل، إدارة صلاحيات الدخول، وإدارة قواعد البيانات.
التنسيق مع قسم المشتريات لاستلام عروض الأسعار، إعداد أوامر الشراء وعقود الموردين، ورفعها للاعتماد.
إدارة وحفظ سجلات أوامر الشراء وعمليات الفوترة وتحديث السجلات لضمان دقة البيانات وحداثتها.
العمل كنقطة الاتصال الأولى للعملاء الداخليين والخارجيين للحصول على الدعم والمعلومات المتعلقة بعقود المؤسسة.
تنسيق تقديم الفواتير وضمان توزيعها في الوقت المناسب على المشرفين وقسم المالية، مع الحفاظ على سجل تتبع الفواتير.
المساعدة في إدارة الأعمال المؤقتة من خلال إعداد تقديرات التكاليف، إصدار عروض الأسعار، ومتابعة الأداء مقابل الأهداف.
الحفاظ على قوائم المعدات والأدوات وشهادات المعايرة وغيرها من أصول الشركة.
تعزيز رضا العملاء من خلال تلبية أو تجاوز متطلباتهم والحفاظ على التواصل المستمر معهم.
مهارات تنظيمية عالية لإدارة مهام متعددة في مجالات الموارد البشرية والمالية والعمليات.
مهارات تواصل واضحة واحترافية للتعامل مع الفرق الداخلية والموردين الخارجيين.
مهارات حل المشكلات لمعالجة القضايا التشغيلية والاختناقات بسرعة.
دقة عالية في إدخال بيانات SAP، التقارير المالية، ومستندات الامتثال.
دبلوم أو درجة البكالوريوس في تخصص ذي صلة.
خبرة من 5 إلى 7 سنوات في إدارة المرافق أو إدارة المرافق المتكاملة.
إجادة استخدام برامج Microsoft Office، وتعد معرفة SAP ميزة إضافية.
مهارات تواصل ممتازة مع إجادة اللغة الإنجليزية.
المؤهل المطلوب:
الدور الوظيفي:
إدارية
نوع التعاقد:
دوام كامل
المستوى المهني:
طالب متدرب
سنوات الخبرة:
من
الراتب:
