تقديم الدعم الإداري والسكرتاري لمستوى تنفيذي رفيع داخل المنظمة، ويشمل ذلك إدارة جدول أعمال التنفيذي، الاتصالات، وعمليات المكتب لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة.
أبعاد الوظيفة ومؤشرات الأداء
أعلى مستوى من السرية والوصول إلى المعلومات التي قد يؤدي كشفها غير المصرح به إلى تأثير شديد أو كارثي على عمليات المنظمة، أصولها، أو الأفراد.
المسؤوليات الرئيسية
تنسيق وإدارة جدول أعمال التنفيذي، المواعيد والاجتماعات.
ترتيب أولويات وتنظيم الاجتماعات لضمان الحضور والتحضير في الوقت المحدد.
العمل كنقطة اتصال رئيسية بين التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
تنسيق المكالمات الهاتفية، الرسائل الإلكترونية والمراسلات نيابة عن التنفيذي.
الرد على الاستفسارات والتعامل مع الأمور الروتينية بشكل مستقل.
ترتيب وتنسيق خطط السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية، الإقامة، ووسائل النقل.
إعداد جداول تفصيلية وحزم سفر لرحلات التنفيذي.
متابعة وتسوية مصاريف السفر.
صياغة وتحرير ومراجعة الوثائق، التقارير، المذكرات والعروض التقديمية.
إعداد جداول أعمال الاجتماعات، محاضر الاجتماعات، ومتابعة البنود التنفيذية.
الحفاظ على ملفات وسجلات منظمة ومحدثة.
المساعدة في إعداد وتوزيع مواد الاجتماعات والعروض التقديمية.
حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر، تلخيص النقاط الرئيسية وبنود العمل.
التأكد من سير الاجتماعات بسلاسة ووفق الجدول الزمني.
تنسيق العمليات اليومية لمكتب التنفيذي.
طلب المستلزمات المكتبية والمعدات وإدارة المخزون حسب الحاجة.
التنسيق مع فرق تكنولوجيا المعلومات والصيانة لدعم المكتب والتقنيات.
مساعدة التنفيذي في المشاريع الخاصة، البحث، والمبادرات عند الحاجة.
التعاون مع الأقسام الأخرى وأعضاء الفريق في المشاريع المشتركة بين الأقسام.
الالتزام بسياسات وإجراءات البيئة والصحة والسلامة والجودة لضمان سلامة الموظفين، الالتزام بالقوانين، تقديم منتجات/خدمات عالية الجودة، والحفاظ على بيئة مسؤولة.
تحمل المسؤوليات ضمن عملية التميز التشغيلي كما هو محدد في جدول المسؤوليات.
المساهمة في عمليات التحسين المستمر للمنطقة المخصصة.
أداء أي مهام أخرى ذات صلة بتوجيه من المدير التنفيذي (CEO).
المؤهلات
لأداء هذه الوظيفة بنجاح، يجب أن يكون الشخص قادرًا على أداء كل مهمة أساسية بشكل مرضٍ.
التعليم والخبرة
خبرة من 3 إلى 5 سنوات في مجال السكرتارية/دعم المكتب، ويفضل في قطاع النفط والغاز.
المؤهل الأكاديمي: شهادة بكالوريوس على الأقل.
المهارات اللغوية
اللغة الإنجليزية والعربية.
القدرة على قراءة وتحليل وتفسير الدوريات التجارية العامة، المجلات المهنية، الإجراءات الفنية أو اللوائح الحكومية.
القدرة على كتابة التقارير والمراسلات التجارية ودليل الإجراءات.
القدرة على تقديم المعلومات بفعالية والرد على أسئلة مجموعات من المديرين، العملاء، الزبائن، والجمهور العام.
المؤهل المطلوب:
الدور الوظيفي:
إدارية
نوع التعاقد:
دوام كامل
المستوى المهني:
طالب متدرب
سنوات الخبرة:
من
الراتب:
