وظائف الدمام

مسؤول عن تقديم الدعم الإداري والسكرتاري، بما في ذلك إدارة عمليات المكتب، والمساعدة في التواصل، ودعم مختلف المهام الإدارية.

أبعاد الوظيفة والمؤشرات التشغيلية

• أعلى مستوى من السرية والوصول إلى المعلومات التي قد يؤدي كشفها غير المصرح به إلى تأثير سلبي شديد أو كارثي على عمليات المنظمة أو أصولها أو الأفراد.

المسؤوليات الأساسية تشمل ما يلي، وقد يتم تكليف مهام أخرى حسب الحاجة:

• المساعدة في إعداد المستندات والتقارير والعروض التقديمية.

• الحفاظ على سجلات وملفات ووثائق منظمة.

• التعامل مع إدخال البيانات، ومسح المستندات، وإدارة قواعد البيانات.

• العمل كنقطة اتصال رئيسية للقسم أو المكتب.

• الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والاستفسارات وتوجيهها.

• نقل الرسائل والمراسلات بدقة وسرعة.

• تنسيق وإدارة الجداول والمواعيد والاجتماعات لأعضاء القسم.

• التأكد من جدولة الاجتماعات بكفاءة وحل أي تضارب في المواعيد.

• إعداد جداول أعمال الاجتماعات وحضورها وتدوين محاضرها.

• توزيع مواد الاجتماعات والمتابعة على عناصر العمل.

• المساعدة في تنظيم الفعاليات والأنشطة الخاصة بالقسم.

• طلب المستلزمات المكتبية والحفاظ على المخزون وضمان تنظيم مكان العمل.

• المساعدة في النسخ، والفاكس، وتوزيع البريد.

• التنسيق مع فرق تكنولوجيا المعلومات والصيانة لدعم المكتب والمرافق.

• دعم المشاريع والبحوث والمبادرات الخاصة بالقسم حسب الحاجة.

• التعاون مع الزملاء في المشاريع المشتركة بين الأقسام.

• الالتزام الصارم بسياسات وإجراءات البيئة والصحة والسلامة والجودة لضمان سلامة الموظفين، والامتثال التشريعي، وتقديم منتجات/خدمات عالية الجودة، والحفاظ على موقف مسؤول تجاه البيئة.

• تحمل المسؤوليات في عملية التميز التشغيلي كما هو محدد في جدول المسؤوليات.

• المساهمة في عمليات التحسين المستمر للمنطقة المخصصة.

• أداء أي مهام أخرى ذات صلة يكلف بها من قبل المدير المباشر.

المؤهلات

لأداء هذه الوظيفة بنجاح، يجب أن يكون الفرد قادرًا على أداء كل واجب أساسي بشكل مرضٍ. المتطلبات التالية تمثل المعرفة والمهارات والقدرات المطلوبة:

التعليم والشهادات والخبرات

• خبرة من 1 إلى 3 سنوات في مجال السكرتارية أو دعم المكاتب، ويفضل في قطاع النفط والغاز.

• يشترط الحصول على درجة البكالوريوس كحد أدنى في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.

المهارات
المهارات اللغوية (الإنجليزية والعربية)

• القدرة على قراءة وتحليل وتفسير المجلات التجارية العامة، والدوريات المهنية، والإجراءات الفنية، أو اللوائح الحكومية.

• القدرة على كتابة التقارير والمراسلات التجارية وكتيبات الإجراءات.

• القدرة على تقديم المعلومات بفعالية والرد على أسئلة مجموعات من المديرين والعملاء والجمهور العام.