وظائف الرياض

• تم تصنيف alfanar Construction كمقاول من الدرجة الأولى من قبل لجنة تصنيف المقاولين التابعة لحكومة المملكة العربية السعودية.

• تقوم alfanar Building Systems بتصنيع وتسويق مجموعة متنوعة من منتجات وأنظمة البناء.

الأنشطة التصنيعية الأساسية للشركات التابعة لـ alfanar Building Systems تشمل:

• تطوير العقارات

• أنظمة تغليف الواجهات، أنظمة الزجاج، والمنتجات المعمارية من الألمنيوم

• المنتجات الخرسانية الجاهزة والعناصر المعمارية

الغرض من الوظيفة:
إدارة وتنظيم تدفق المستندات بكفاءة، وضمان الدقة وسهولة الوصول والامتثال للإجراءات والمعايير المعتمدة.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة المستندات:

• تنظيم وتخزين واسترجاع وتوزيع المستندات بكفاءة.

• التأكد من أن المستندات موسومة ومؤرشفة وفق معايير الشركة.

• متابعة التعديلات وحذف النسخ القديمة.

التواصل والتعاون:

• تسهيل التواصل بين الأقسام لضمان تبادل المستندات بسلاسة.

• التنسيق مع فرق المشاريع للالتزام بالمواعيد النهائية وتسليم المستندات في الوقت المحدد.

• دعم وتدريب الموظفين على أنظمة إدارة المستندات.

الامتثال والشؤون التنظيمية:

• متابعة القوانين واللوائح المتعلقة بإدارة المستندات.

• التأكد من أن المستندات تلبي المتطلبات القانونية والتنظيمية.

• المساعدة في إعداد الوثائق اللازمة للتدقيق والتفتيش.

صيانة وتحسين النظام:

• متابعة أداء نظام إدارة المستندات واقتراح التحسينات.

• حل مشاكل البرامج التقنية وتقديم الحلول.

• تطوير أفضل الممارسات للتحكم بالمستندات لتحسين الكفاءة.

إدارة المخاطر:

• تحديد مخاطر إدارة المستندات وتنفيذ استراتيجيات التخفيف منها.

• إنشاء إجراءات النسخ الاحتياطي والاسترجاع لحماية المستندات.

• التعاون مع قسم تقنية المعلومات لضمان اتباع بروتوكولات أمان المستندات.

مسؤوليات الدور:

الكفاءة البشرية (HR Proficiency):

• التعاون مع الفرق لإنجاز العمل بفعالية.

• ضمان التواصل الفعّال مع الزملاء والمديرين، وإظهار الانفتاح على التوجيهات والملاحظات.

التنفيذ (Delivery):

• تنفيذ الأنشطة المخططة لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفق جداول التسليم.

• استخدام الموارد بفعالية لتحقيق الأهداف ضمن تكلفة ووقت مناسبين.

حل المشكلات (Problem-Solving):

• حل أي مشكلات تتعلق بالوظيفة وتصعيد أي مشاكل تشغيلية معقدة.

الجودة (Quality):

• الالتزام بمتطلبات ومواصفات الجودة للمنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.

العمليات التجارية والامتثال (Business Process & Compliance):

• تنفيذ المهام ذات الصلة والالتزام بالسياسات والإجراءات وتعليمات العمل المحددة.

السلامة (Safety):

• الالتزام بجميع إجراءات ولوائح السلامة.

المؤهل العلمي:

• دبلوم في إدارة الأعمال

الخبرة العملية:

• حديث التخرج – من 0 إلى 2 سنوات

المهارات التقنية / الوظيفية:

• أرشفة المستندات

• إدارة المستندات

• إعداد المستندات

• الحفاظ على السرية

• إعداد تقارير عند الحاجة (Ad Hoc Reporting)