وظائف الدمام

المسؤوليات الرئيسية:

• مساعدة فريق المشروع في إعداد وتنسيق المستندات باستخدام قوالب الشركة، بما في ذلك التقارير، والعروض التقديمية، والمراسلات.

• إعداد محاضر الاجتماعات لمديري المشاريع وقادة الإدارات الوظيفية.

• مساعدة سكرتير المشروع في تنسيق فعاليات المشروع، بما في ذلك الفعاليات الكبرى الخاصة بالمشاريع.

• تسهيل برامج التعريف بالمشروع والمباني، وإعداد كتيّب التعريف بالمشروع.

• إعداد حِزم القرطاسية لأعضاء فريق المشروع الجدد.

• التنسيق مع قسم تقنية المعلومات والاتصالات (ICT) لضمان الاستجابة السريعة لمشكلات تقنية المعلومات المتعلقة بالمشروع.

• مساعدة أعضاء فريق خدمات المشروع الآخرين.

• تقديم الدعم الإداري لسكرتير المشروع وموظفي المشروع.

• المسؤولية عن البريد الوارد والصادر.

• المساعدة في حجز قاعات الاجتماعات، وطلبات الضيافة، والمتطلبات الخاصة بالمشروع.

• ضمان توفر المستلزمات المكتبية لموظفي المشروع والتنسيق لطلبات القرطاسية الدورية.

• إدارة جداول بيانات قواعد بيانات المشروع من المستوى الأساسي إلى المتوسط، وضمان تحديثها باستمرار.

• تزويد الفريق بالمعلومات المتعلقة بالمشروع وإجراء الأبحاث عند الحاجة.

• تنفيذ الأعمال الإدارية العامة الإضافية (Adhoc) عند الطلب.

• إصدار طلبات المعلومات (IR’s) عبر النظام المعتمد.

• إعداد تصاريح الدخول المؤقتة لزيارات الموقع للمهندسين والموظفين عند الحاجة.

• إنشاء وتحديث المخططات التنظيمية.

• تحمل مسؤولية ممتلكات الشركة مثل القرطاسية ومفاتيح المكاتب في طابق المشروع.

• دعم العملاء في طلبات مواقف السيارات، ومواقف الزوار، ومتطلبات المكاتب.

• الإبلاغ عن أي مخالفات تتعلق بالسلامة إلى قسم الصحة والسلامة والبيئة (HSE).

• الإبلاغ عن أي مشكلات متعلقة بالمرافق إلى قسم المرافق.

• إعداد الخطابات للمديرين وخطابات تعديل الأخطاء.

• إصدار تصاريح الدخول (Gate Pass).

• إعداد مستندات إرسال المراسلات الصادرة.

• تنفيذ أي مهام أو تكليفات أخرى يُكلف بها من قبل المدير المباشر.

---

المؤهلات:

• حاصل على درجة البكالوريوس.

• خبرة عامة في الأعمال السكرتارية.

• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي.

• خبرة في استخدام حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس.

• القدرة على العمل ضمن فريق مع إثبات الكفاءة.

• القدرة على تنفيذ المهام بأقل قدر من الإشراف.

• القدرة على تنسيق الأنشطة والالتزام بالمواعيد النهائية في الوقت المحدد.

• تُعد الخبرة السابقة في بيئة هندسية ميزة إضافية.