الغرض الوظيفي
يحدث في أنشطة تقديم الدعم الإداري للمسؤول المباشر من خلال استكمال المهام الرئيسية مثل:
جدولة الاجتماعات-
تجهيز/إعادة توجيه المكالمات وإدارة المكالمات الجماعة-
حجوزات السفر-
يساعد في التأكد من إبلاغ جميع الحاضرين بأجندة الاجتماعات وجداولها الزمنية، والتأكد من مواءمتها لجدول أعمال الحضور.
يدعم مهام إعداد وصياغة محاضر الاجتماعات وتسجيل الحضور.
ينسق مع أصحاب المصلحة المعنيين لإعداد الملفات والمعلومات التي يحتاجها المسؤول المباشر قبل الاجتماعات الرئيسية.
يجهز الطلبات والوثائق الواردة للمسؤول المباشر وفقًا للأولوية.
يجهز اللوازم المكتبية في مكتب المسؤول المباشر.
يساعد في إدارة البريد / المراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالمسؤول المباشر.
ينسق لإدارة المرافق (مثل التنظيف) والمهام ذات الصلة بالمكتب.
يدعم جميع المهام المتعلقة بخدمات الضيافة بالمكتب.
يلتزم بضوابط وسلوكيات العمل وسياسات الأمن السيبراني بالوزارة والإجراءات الخاصة بالوحدة التنظيمية.
يقوم بأي مهام أخرى تكلف من قبل الرؤساء المباشرين.
المهارات
إدارة الوقت:
إدارة الأولويات:
تميّز الخدمات:
الالتزام:
خدمة العملاء:
العمل الجماعي:
التعاون:
مهارات التواصل الكتابية واللفظية:
حل المشاكل:
اتخاذ القرارات:
المرونة والتكيّف :
التطورّ والاستطلاع:
روح المبادرة:
الابتكار:
التفكير التحليلي:
المؤهلات العلمية
الشهادة الثانوية العامة
