تاريخ الاعلان: 1 شهر مضت | تاريخ الانتهاء: 3 اسبوع
تسهيل وإدارة العمليات اليومية لشؤون الأكاديمية. تطوير وإدارة المشاريع لدعم مهمة وأهداف القسم. العمل كنقطة اتصال رئيسية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وإدارة تخطيط الاجتماعات والفعاليات.
الإشراف وإدارة الأنشطة اليومية للقسم؛ تطوير السياسات والإجراءات والأنظمة لضمان عمليات قسمية منتجة وفعّالة.
تقديم والإشراف على الأنشطة الإدارية، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية، والحفاظ على الجداول الزمنية، وترتيب السفر، وصياغة وإعداد الوثائق والمراسلات، ومراجعة وإدارة المراسلات الواردة والصادرة، والمتابعة على الالتزامات التشغيلية.
تنظيم وتسهيل الاجتماعات والفعاليات الخاصة؛ جدولة وتنسيق المواعيد والأوقات والأماكن والحضور والجداول الزمنية والمرافق؛ تسجيل المحاضر؛ وتقديم الدعم الإداري والمتابعة على الأمور الناشئة عن الاجتماعات.
البحث عن المعلومات، وتجميع الإحصاءات، وجمع البيانات وحسابها؛ إعداد تقارير خاصة أو لمرة واحدة، أو ملخصات، أو الردود على الاستفسارات؛ واختيار البيانات ذات الصلة من مصادر متعددة.
تطوير وإدارة المشاريع لضمان تقديم خدمات فعّالة ودعم مهمة وأهداف القسم.
العمل كنقطة اتصال رئيسية بين القسم والجهات الداخلية والخارجية؛ تقديم المعلومات وحل المشكلات عبر مجموعة متنوعة من القضايا.
إنشاء، وتحديث، والحفاظ على ملفات المكتب، والمخزونات، والفواتير، والسجلات؛ وتنفيذ وصيانة أنظمة إدارة البيانات حسب الحاجة.
دعم إعداد تقارير القسم، والقوالب، والعروض التقديمية.
إعداد محاضر جميع اجتماعات القسم والمتابعة على تنفيذ القرارات.
تنظيم والحفاظ على مستندات أعضاء الهيئة التدريسية والزائرين، بما في ذلك الفواتير، ومواد متابعة المنح، والسجلات الأخرى المتعلقة بالهيئة التدريسية.
تحرير المراسلات الخاصة بالقسم، بما في ذلك الوثائق المعدة لتوقيع نائب العميد، بالإضافة إلى المراسلات والتقارير الأخرى.
دعم العمليات الأكاديمية، بما في ذلك اجتماعات الهيئة التدريسية وأنشطة اللجان.
المساعدة في أنشطة الاعتماد الأكاديمي، ومراجعات البرامج، وتوثيق ضمان الجودة.
الحفاظ على السجلات المتعلقة بالمناهج والسياسات والمقررات والموافقات الأكاديمية.
تنسيق الجوانب الإدارية لتعيين أعضاء الهيئة التدريسية والزائرين (بالتنسيق مع قسم الموارد البشرية).
دعم إدارة الأمور الأكاديمية المتعلقة بالطلاب (مثل متابعة الموافقات والنماذج والطلبات الأكاديمية، دون سلطة اتخاذ القرار).
التعامل مع مدح الطلاب ودعم الأنشطة التي يقودها الطلاب.
الالتزام بجميع السياسات والإجراءات وعمليات التشغيل القياسية والتوجيهات ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بشكل منضبط ومتسق.
القيام بمهام أخرى حسب التوجيه، والتي قد تشمل تقديم الدعم الإداري لمناطق أخرى ضمن قسم KSPP.
درجة البكالوريوس في الترجمة الإنجليزية أو مجال ذي صلة، مع خبرة تتراوح بين 4 إلى 8 سنوات في مجال ذي صلة.
يُفضل الحصول على شهادة في إدارة المشاريع.
يفضل وجود خبرة سابقة في الأعمال السكرتارية.
