وظائف مكة المكرمة

درجة الإشراف
إشراف منخفض على الأنشطة التشغيلية

مستوى الصلاحيات
صلاحيات محدودة على العمليات اليومية الوظيفية

هدف الوظيفة
تقديم مستوى عالٍ من الدعم الإداري وأنشطة التواصل لرئيس القسم. تتطلب الوظيفة التميّز في التعامل بسرية ودقة، ومعرفة تفصيلية بعمليات القسم وإجراءاته والعاملين فيه.

المسؤوليات الأساسية: الوصف

• التنسيق مع فريق المالية والإدارة التشغيلية لتجميع ميزانية الاستدامة السنوية للقسم.

• استلام نتائج الأقسام الشهرية والمساعدة في إعداد تقارير القسم.

• إدارة تقويم القسم فيما يخص الاجتماعات الثابتة وجدولة الاجتماعات نيابةً عن رئيس القسم بناءً على الأولوية.

• التعاون مع فريق الاتصال الداخلي لتسهيل التواصل الداخلي والخارجي للقسم.

المسؤوليات الأساسية: مؤشرات الأداء

• الميزانية السنوية للاستدامة

• نسبة الالتزام بالميزانية

• تقارير الأداء الشهرية

• إدارة الجداول والاجتماعات بما يتوافق مع توفر رؤساء الأقسام

• عدد تقارير الاستدامة

• عدد التقارير التشغيلية من جميع الأقسام

الأنشطة الرئيسية

• الوصول إلى بريد إلكتروني وحسابات رئيس القسم لقراءة الرسائل وجدولة المواعيد والاجتماعات المناسبة.

• استلام وتقييم طلبات الاجتماعات ومناقشتها مع رئيس القسم وجدولتها وفقًا للأولوية والأهمية.

• ترتيب الرحلات الرسمية والتأكد من توفر اللوجستيات المطلوبة.

• مساعدة القسم في طلبات Appian وطلبات الشراء وفق توجيهات رئيس القسم.

• تخطيط وتنظيم وجدولة عبء العمل الخاص لضمان إتمام الأنشطة بدقة وفي الوقت المحدد.

• ترتيب وتسهيل الاجتماعات وتوزيع محاضر الاجتماعات حسب التوجيه.

• التعامل مع التواصل مع مكتب الرئيس التنفيذي وأقسام ALJ Motors الأخرى.

• تنظيم أعمال صيانة وإصلاح مكتب الاستدامة.

• التنسيق مع الأقسام المختلفة بشأن المشاريع والفعاليات والمؤتمرات وورش العمل والأنشطة الأخرى المتعلقة بمكتب الاستدامة.

• الحفاظ على المخزون من اللوازم المكتبية، وجدولة الصيانة الوقائية، وترتيب الإصلاحات الطارئة للمعدات المكتبية مثل الطابعات.

• التأكد من التزام المكتب بمبادئ 5S.

سياق الوظيفة

• تتطلب الوظيفة مهارات ممتازة في التواصل وإدارة المهام المتعددة.

• يتحمل شاغل الوظيفة مسؤولية جدولة اجتماعات التنفيذيين في قسم الاستدامة.

الإطار، الحدود وصلاحيات اتخاذ القرار

• يتمتع شاغل الوظيفة بحرية تحديد الأولويات للرسائل والاجتماعات الواردة.

• يمتلك الحرية في مراجعة ومعالجة طلبات اتخاذ القرار التي تتطلب موافقة رئيس القسم.

التركيز الاستراتيجي التنظيمي / الوظيفي

• يلعب شاغل الوظيفة دورًا محوريًا في إدارة مستوى عالٍ من الدعم الإداري وأنشطة التواصل.

المؤهلات الدنيا

• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها.

الحد الأدنى من الخبرة

• خبرة لا تقل عن 4 سنوات في منصب مساعد تنفيذي.

المهارات الوظيفية الخاصة

• مهارات تواصل قوية

• إدارة المشاريع

• مهارات تنظيمية وشخصية فعّالة

اللغات

• إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا، وإجادة اللغة العربية ميزة إضافية.

الشهادات / العضويات الخاصة

• لا يوجد

الكفاءات

• ضمان المساءلة (Contributor فردي)

• التخطيط والمحاذاة (Contributor فردي)

• التركيز على العميل (Contributor فردي)

• التعلم من خلال التأمل (Contributor فردي)

• تعزيز التعاون (Contributor فردي)