وظائف مكة المكرمة

متطلبات الوظيفة – موظف استقبال

• الترحيب بالضيوف فور وصولهم إلى المكتب.

• توجيه الزوار إلى الشخص أو المكتب المناسب.

• استقبال المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها في الوقت المناسب إلى الأقسام المعنية.

• التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة ومهيأة، مع توفر جميع الأدوات والمواد اللازمة (مثل الأقلام، النماذج والكتيبات).

• تقديم معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا أو عبر الهاتف/البريد الإلكتروني.

• استلام وفرز وتوزيع البريد والطرود اليومية.

• الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (مراقبة سجل الزوار، إصدار بطاقات الزوار).

• طلب المستلزمات اللازمة لمكتب الاستقبال.

• أداء مهام مكتبية أخرى لموظف الاستقبال مثل الأرشفة، النسخ، النسخ الصوتي، وإرسال الفاكسات.

• إتمام التحضيرات اللازمة لوصول ومغادرة الضيوف.

• التعامل مع الطلبات الخاصة للضيوف.

• التعامل مع الشكاوى أو المشكلات.

• إبلاغ الموظفين الآخرين بوصول الزوار أو إلغاء المواعيد.

• مساعدة الزملاء في المهام الإدارية.

• أداء أي مهام أخرى متعلقة بالوظيفة حسب طلب المدير المباشر.

ملخص الوظيفة
بشكل عام، تتمثل مهام موظف الاستقبال في ضمان أن مكتب الاستقبال يرحب بالضيوف بشكل إيجابي، وتنفيذ جميع المهام الإدارية بأعلى جودة.