وظائف الرياض

متطلبات الوظيفة:

• الترحيب بالضيوف عند وصولهم إلى المكتب.

• توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسب.

• استقبال المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها في الوقت المناسب إلى الأقسام المعنية.

• التأكد من أن منطقة الاستقبال نظيفة ومهيأة، مع توفير جميع الأدوات المكتبية والمواد اللازمة (مثل الأقلام، النماذج، الكتيبات).

• تقديم معلومات أساسية ودقيقة للزوار شخصياً أو عبر الهاتف/البريد الإلكتروني.

• استلام، فرز وتوزيع البريد اليومي/التسليمات.

• الحفاظ على أمان المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة ومراقبة الوصول عبر مكتب الاستقبال (مراجعة سجل الزوار، إصدار بطاقات الزوار).

• طلب مستلزمات المكتب الأمامية.

• أداء واجبات إدارية أخرى مثل الأرشفة، التصوير، النسخ، وإرسال الفاكسات.

• إتمام التحضيرات اللازمة لاستقبال الضيوف عند وصولهم أو مغادرتهم.

• التعامل مع الطلبات الخاصة من الضيوف.

• التعامل مع الشكاوى أو المشكلات التي قد تظهر.

• إعلام الموظفين الآخرين بوصول الزوار أو الإلغاءات.

• مساعدة الزملاء في المهام الإدارية.

• يجب على الموظف أداء أي مهام أخرى تتعلق بالوظيفة حسب ما يطلبه مديره المباشر.

ملخص الوظيفة:
في النهاية، تتمثل مهام ومسؤوليات موظف الاستقبال في ضمان ترحيب الضيوف بشكل إيجابي عند الوصول وتنفيذ جميع المهام الإدارية بأعلى جودة.