وظائف الدمام

الهدف من الوظيفة

يتحمل دور أمين الأرشيف والمرسل مسؤولية الحفاظ على المستندات المهمة مع ضمان سير عمليات إرسال المستندات بسلاسة وكفاءة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية استثنائية، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على التعامل مع مهام متعددة وحساسة للوقت، والقدرة على إدارة مسؤوليات متعددة في وقت واحد.

وصف المسؤوليات الوظيفية

• أداء العمليات اليومية لنظام الأرشفة، مع التأكد من تصنيف جميع المستندات بدقة، وتخزينها بأمان، وسهولة استرجاعها عند الحاجة.

• تحديث أنظمة وقواعد بيانات الأرشيف بانتظام للحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة.

• التنسيق مع الأقسام المختلفة لجمع، وفهرسة، وأرشفة المستندات المهمة، وضمان تخزينها واسترجاعها بدقة وفي الوقت المناسب.

• الحفاظ على فهرس شامل ومحدث للمستندات المؤرشفة، لضمان سهولة استرجاعها في المستقبل والوصول الفعال للمعلومات المطلوبة.

• مراقبة حالة المستندات المؤرشفة بانتظام، وضمان تخزينها في بيئة مناسبة لمنع أي تلف أو تدهور مع مرور الوقت.

• تسهيل رقمنة المستندات الورقية، مع التأكد من تخزين النسخ الرقمية بأمان، وعمل نسخ احتياطية منتظمة، وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.

• الإشراف على أرشفة المستندات الإلكترونية، وضمان تخزينها بأمان، وتنظيمها بشكل جيد، وحمايتها من الوصول غير المصرح به أو فقدان البيانات.

• تطبيق تقنيات الحفظ للحفاظ على المستندات الورقية واستعادتها، بما في ذلك التخزين والمعالجة الصحيحة.

• استخدام طرق الحفظ الرقمية للسجلات الإلكترونية لضمان الوصول طويل المدى وسلامة البيانات.

• التأكد من تصنيف وترقيم وتخزين جميع المستندات المؤرشفة بشكل منهجي، لتسهيل استرجاعها والمراجعة من قبل الأشخاص المخولين.

• دعم تطوير وتحديث سياسات وإجراءات الأرشفة، وضمان انعكاس أفضل الممارسات الحالية والامتثال للمعايير القانونية.

• مساعدة الموظفين في البحث عن السجلات التاريخية والتشغيلية والوصول إليها لدعم البحث واتخاذ القرارات وضمان الامتثال لطلبات المعلومات.

• تقديم الخبرة في فهم وتفسير المواد المؤرشفة لدعم البحث واتخاذ القرارات وضمان الامتثال لطلبات المعلومات.

• إعداد تقارير وتحليلات مفصلة للملفات المؤرشفة حسب الحاجة لدعم البحث واتخاذ القرارات وضمان الامتثال لطلبات المعلومات.

المهارات

• التنسيق في رقمنة وتخزين المستندات بأمان.

• ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

• التعاون في بروتوكولات التعامل مع المستندات ونقلها بأمان.

• التأكد من الالتزام بالمعايير التنظيمية.

المؤهلات التعليمية

• شهادة الثانوية العامة أو الدبلوم.