وظائف الدمام

الهدف من الوظيفة

يتحمل دور إدارة المستندات والمراسلات السرية مسؤولية إدارة وحماية وإشراف المستندات والمراسلات. يشمل هذا الدور ضمان سرية المعلومات، سلامتها، وتوافرها بما يتوافق مع المعايير التنظيمية وسياسات الشركة. كما يلعب الموظف دورًا رئيسيًا في حماية المعلومات الحيوية، وتحسين عمليات إدارة المستندات، ودعم التواصل الفعال داخل المنظمة.

وصف المسؤوليات الوظيفية

• إدارة التعامل الآمن مع المستندات السرية، وتخزينها، وتوزيعها، مع ضمان السرية والسلامة والامتثال لسياسات المنظمة.

• تصنيف المستندات الحساسة والتعامل معها وفق مستويات السرية، واتباع البروتوكولات المعتمدة للتخزين، الاسترجاع، والتخلص منها.

• تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات الخاصة بتصنيف، التعامل، وتوزيع المستندات الحساسة للحفاظ على معايير الأمان.

• الإشراف على استلام ومعالجة وتتبع المراسلات الداخلية والخارجية لضمان الردود الدقيقة وفي الوقت المناسب.

• تتبع وتسجيل المستندات السرية، والحفاظ على سجلات دقيقة للمساءلة وإمكانية التتبع.

• إجراء مراجعات دورية وتدقيقات على أنظمة إدارة المستندات لضمان الامتثال وتحديد مجالات التحسين.

• ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية فيما يخص التعامل مع المستندات السرية والتخلص منها.

• مراقبة الوصول إلى المستندات السرية، والحفاظ على سجلات تفصيلية لمنع الدخول غير المصرح به ومنع أي اختراق محتمل للبيانات.

• إنشاء وتنفيذ إجراءات لإدارة المراسلات الورقية والإلكترونية، بما في ذلك أرشفتها وأنظمة استرجاعها.

• تنفيذ إجراءات لإدارة المراسلات ذات الأولوية العالية أو العاجلة، وضمان الاهتمام الفوري وحلها.

• التنسيق مع الأقسام لضمان التعامل السليم والنقل الآمن للمستندات السرية، مع الحفاظ على التواصل والأمان بشكل سلس.

المهارات

• التنسيق في رقمنة وتخزين المستندات بأمان.

• ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

• التعاون في بروتوكولات التعامل مع المستندات ونقلها بأمان.

• التأكد من الالتزام بالمعايير التنظيمية.

المؤهلات التعليمية

• درجة في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.