تاريخ الاعلان: 1 أسبوع مضت | تاريخ الانتهاء: 1 شهر
الغرض الرئيسي من دور مراقب مستندات أول هو ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات مراقبة المستندات الخاصة بالشركة. وتشمل مهامه:
دعم المسؤوليات اليومية لفريق مراقبة المستندات وفقاً لسياسات الشركة وبما يتماشى مع الميزانية المعتمدة.
ضمان اتباع إجراءات الشركة وإحكام الرقابة على المستندات وفقاً لمتطلبات العميل والمشروع، وبما يتوافق مع معيار ISO 9001:2015.
متابعة التنفيذ السليم لاستلام وتوزيع وأرشفة المستندات والسجلات، وتهيئة ذلك في نظام إدارة المستندات (4Projects) حسب متطلبات المشروع أو القسم.
التأكد من أن المستندات الصادرة والواردة تلبي متطلبات المشروع.
تطوير خطة تقديم المستندات (Document Submittal Plan) بالتعاون مع فريق العمليات لتحديد المستندات المطلوب تقديمها للعميل أو الاستشاري.
تنفيذ وصيانة عمليات وإجراءات مراقبة مستندات فعالة وفي الوقت المحدد.
التحكم في توزيع المستندات وفقاً لمصفوفة التوزيع الخاصة بالمشروع (Distribution Matrix).
الإشراف على التدفق الوارد والصادر لضمان تحديد التغييرات وحالة المراجعة الحالية للمستندات وفقاً لمعايير الأيزو.
ضمان توفر النسخ ذات الصلة من المستندات في نقاط الاستخدام.
التحقق من صحة ضمان الجودة (QA) للمستندات (النماذج، ترقيم المستندات والصفحات، تحديد الإصدار/المراجعة، التصنيف، والتواقيع المختصرة للمعدّ والمراجع والمعتمد.. إلخ).
توفير المستندات والسجلات المطلوبة لموظفي المشروع.
فرز وتمييز المستندات والسجلات وتطبيق التعريف المناسب لكل منها.
تحديث وصيانة سجلات مراقبة المستندات (Logs).
تقديم تقارير المستندات المتأخرة والمعلقة للمتابعة مع العميل أو الاستشاري.
دعم صيانة مصفوفة توزيع المستندات ومصفوفة الأمان والصلاحيات في نظام 4Projects.
إتقان اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة (اللغة العربية ميزة إضافية).
درجة البكالوريوس أو شهادات ذات صلة.
خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مراقبة المستندات في عمليات بحجم شركة "السيف".
الخبرة في منطقة الشرق الأوسط تعتبر ميزة قوية.
إجادة حزمة برامج MS Office.
إثبات معرفة عملية قوية في إدارة الجودة (QA/QC)، وإدارة المشاريع والتعاقدات.
معرفة قوية بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.
قدرة جيدة على تحليل وحل المشكلات بفعالية.
مهارات تعاون وعمل جماعي قوية، والتزام مهني بتحقيق النتائج والنجاح.
