وظائف مكة المكرمة

إليك ترجمة احترافية ومنظمة للمهام الوظيفية، بأسلوب يتناسب مع بيئة العمل المؤسسي:

يوم في حياتك المهنية...

مساعدة المدير العام (GM):

• المسؤولية عن مكتب المدير العام: إدارة الأصول، والمستلزمات، والملفات والوثائق، والبريد، والفاكسات، والمكالمات الخارجية الواردة، والاشتراكات في النشرات الإخبارية والصحف والمجلات.

• الحجوزات: تنسيق كافة الحجوزات المتعلقة بالمدير العام (زيارات العمل الداخلية والخارجية، التدريبات، والاجتماعات).

• محاضر الاجتماعات: حضور الاجتماعات بناءً على توجيهات المدير العام للمساعدة في التفاصيل الإدارية وكتابة "محاضر الاجتماعات" عند الحاجة.

• الهدايا والتهاني: تولي مسؤولية تغليف الهدايا السنوية، وإرسال واستقبال كافة المراسلات المتعلقة بها لكبار أصحاب المصلحة (VIP)، بالإضافة إلى إرسال بطاقات المعايدة (بالتنسيق مع مكتب الرئيس التنفيذي لمنطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا).

• المراسلات الرسمية: طباعة المستندات والخطابات الرسمية باللغة الإنجليزية (عند الاقتضاء).

• التقارير الدورية: تجميع التقارير التجارية الشهرية، وأبرز الإنجازات (Key Highlights)، واللحظات المميزة، والمتابعة مع الأطراف المعنية لتقديمها للمكتب الرئيسي (HO).

• التنسيق المؤسسي: العمل كحلقة وصل بين الشركة والمؤسسات الرسمية عند الحاجة.

• العلاقات العامة (PR): إدارة جميع هدايا وبطاقات العلاقات العامة الصادرة والواردة، والمراسلات الخاصة بها للعملاء المهمين والموردين والجهات الرسمية.

• الجلسات التعريفية: تجميع كافة العروض التقديمية (Slides) لجلسات المعلومات الربع سنوية.

• زيارات الرئيس التنفيذي: الدعم في تخطيط زيارة الرئيس التنفيذي وتنسيق كافة الاستعدادات لضمان تنفيذ زيارة سوقية سلسة ومنظمة.

• إدارة التقويم: حجز وتخصيص المواعيد في تقويم المدير العام لتقديم التقارير الشهرية لمكتب الشرق الأوسط وشمال أفريقيا.

• المتابعة: إرسال تذكير شهري للمعنيين حول إنجاز نقاط العمل الرئيسية الناتجة عن مراجعة العمليات الشهرية (MOR).

• الأرشفة: الاحتفاظ بجميع المستندات الموقعة من المدير العام (مثل اتفاقيات تطوير الأعمال BDA، اتفاقيات الخدمة، الخطابات الوزارية، وغيرها).

• الأرشفة الرقمية: مسح اتفاقيات (BDA) ضوئياً ورفعها في "غرفة فريق المبيعات"، مع إخطار فريق دعم المبيعات بأي تحديثات جديدة.

تنسيق السفر:

• سياسة السفر والنفقات (T&E): العمل كمسؤول عن سياسة السفر والنفقات (عبر نظام Concur) لضمان الالتزام بها، وتنفيذها، واستخدام الوثائق والتواصل الصحيح.

• حجوزات الفنادق: ترتيب حجوزات الغرف الفندقية لجميع زوار الشركة (داخلياً وخارجياً).

• الفعاليات: ترتيب حجوزات القاعات الفندقية للاجتماعات، والتدريبات، والمؤتمرات.

• تذاكر الطيران: دعم الموظفين المسافرين في حجوزات التذاكر والغرف الفندقية لزيارات العمل أو التدريب (عند الحاجة).

• أجندة الزوار الشخصيات المهمة (VIP): تنسيق جداول الزوار المهمين من حيث: حجز الفنادق، المواصلات، الوجبات، وتوفير الوثائق اللازمة.

ما الذي يجعلك ناجحاً في هذه الوظيفة؟

• الحصول على درجة جامعية مع خبرة من 2 إلى 3 سنوات في العمل الإداري أو خدمات الدعم.