وظائف الرياض

متطلبات الوظيفة

• استقبال الضيوف والترحيب بهم فور وصولهم إلى المكتب.
• توجيه الزوار إلى الشخص أو المكتب المناسب.
• استقبال المكالمات الهاتفية الواردة وفرزها وتحويلها إلى الأقسام المعنية في الوقت المناسب.
• التأكد من أن منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة وبها جميع المستلزمات اللازمة (مثل الأقلام، النماذج، الكتيبات).
• تقديم معلومات أساسية ودقيقة للزوار سواء بشكل مباشر أو عبر الهاتف/البريد الإلكتروني.
• استلام وفرز وتوزيع البريد اليومي والطرود.
• الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الدخول عبر مكتب الاستقبال (تسجيل الزوار، إصدار بطاقات الدخول).
• طلب مستلزمات مكتب الاستقبال عند الحاجة.
• تنفيذ الأعمال الإدارية الأخرى مثل الأرشفة، النسخ، الطباعة، وإرسال الفاكسات.
• تجهيز ترتيبات استقبال الضيوف قبل وصولهم.
• التعامل مع الطلبات الخاصة للضيوف.
• التعامل مع الشكاوى أو المشكلات.
• إبلاغ الموظفين بوصول الزوار أو إلغاء المواعيد.
• مساعدة الزملاء في المهام الإدارية.
• تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة يطلبها المدير المباشر.

ملخص الوظيفة

تتمثل مسؤوليات موظف الاستقبال في ضمان استقبال الزوار بشكل احترافي وإيجابي، وتنفيذ جميع المهام الإدارية المتعلقة بمكتب الاستقبال بأعلى جودة ممكنة.