وظائف حكومية

هدف الوظيفة:

تقديم مهام وخدمات السكرتارية للمدير الذي يتبع له، بما في ذلك تنظيم اجتماعات المدير، وإعداد المراسلات الصادرة، وفحص المراسلات الواردة.

المهام والمسؤوليات:

 استقبال المكالمات الهاتفية والتعامل معها حسب التوجيه.

 فحص رسائل البريد الموجهة للمدير، وترتيب أولوياتها، بهدف ضمان استفادة الرئيس من وقته على النحوالأمثل.

 استقبال ضيوف وزوار المدير وترتيب مقابلاتهم معه.

 إعداد الخطابات والمراسلات والتقارير الخاصة بالإدارة.

 ينسخ ويعالج النصوص باللغة العربية والإنجليزية.

 إعداد المراسلات الصادرة عن المدير، وفرز المراسلات الواردة إليه.

 تنظيم اجتماعات المدير وتولي أي ترتيبات ذات صلة بتلك الاجتماعات، بما فيها السفر.

 توثيق جميع مراسلات المدير وأرشفتها بشكل فعال.

 توثيق المحاضر لجميع اجتماعات المدير.

 أية مهام يُكلف بها في مجال اختصاصه.

المهارات
المؤهلات العلمية:

 دبلوم سكرتارية.

 إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابةً.

الكفاءات والمهارات:

1- المعرفة بأصول السكرتارية.

2- المعرفة بمهام الوحدة الإدارية التي يعمل بها.

3- مهارة التعامل مع الزوار والمراجعين بكفاءة واقتدار.

4- القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وحسن التصرف في المواقف.

5- القدرة على العمل بشكل جماعي وبروح الفريق الواحد والتعاون بشكل منسجم مع أعضاء الفريق من أجل تحقيق الأهداف المشتركة.

6- القدرة على تعديل سلوكيات العمل والتكيف مع التغيير والعمل بشكل فعال في مختلف الظروف والبيئات.

7- القدرة على الاستماع والطرح والإقناع من خلال التعبير عن الأفكار والآراء بطريقة تتلاءم وتتوافق مع الموقف من مختلف جوانبه والامتثال بالحرفية في الحوار.

8- القدرة على تقديم أعلى مستويات الجودة، وتقديم الخدمات باحترافية ومهنية عالية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وتلبية متطلباتهم في الوقت المطلوب وفقا للاحتياجات.

المؤهلات العلمية
السكرتارية