وظائف حكومية

info الوصف الوظيفي

المتطلبات والمسؤوليات:

• المؤهلات:

  • دبلوم في الدراسات السكرتارية أو أي مجال ذي صلة من معهد معتمد، مع خبرة لا تقل عن أربع (4) سنوات في العمل كسكرتير/ة في مكتب تنفيذي (أساسي).
    أو

  • درجة البكالوريوس في الدراسات الإدارية أو إدارة المكاتب أو أي مجال ذي صلة من جامعة معتمدة، مع خبرة لا تقل عن سنتين (2) في العمل كسكرتير/ة في مكتب تنفيذي، ويفضّل أن تكون في منشأة رعاية صحية أو مستشفى (يفضّل).

المهام الوظيفية:

• مسؤول عن جميع المهام السكرتارية، بما في ذلك الطباعة وتوزيع جميع المراسلات والتقارير والسجلات الخاصة بالقسم، مع الحفاظ على أعلى مستوى من السرية.

• الرد على المكالمات الهاتفية، فرزها وتحويلها حسب الحاجة، والتعامل مع الاستفسارات الروتينية.

• إنشاء وتنفيذ نظام حفظ وأرشفة منظم لجميع الوثائق والسجلات والمراسلات الخاصة بالقسم.

• إدارة التقويم الإلكتروني لتحديد مواعيد الاجتماعات وحجز قاعات الاجتماعات أو الأماكن الخاصة برئيس القسم والمشرفين الآخرين.

• استقبال الموظفين والزوار وتوجيههم حسب الحاجة، وضمان سلامة وتشغيل المعدات المكتبية بشكل جيد.

• إدارة المخزون وطلب المستلزمات المكتبية عند الحاجة، والتأكد من صيانة الأجهزة المكتبية بشكل دوري.

• الإشراف العام على مظهر القسم والعمل كمدير للمكتب.

• إعداد الإحصائيات الشهرية بدقة وتجميع التقارير المستلمة من جميع الأقسام، ثم إعداد التقرير الموحد لرئيس القسم.

• تسجيل، حفظ وتوزيع محاضر الاجتماعات والمساعدة في مجموعة متنوعة من المهام الإدارية الأخرى.

• كتابة المراسلات والتقارير بوضوح واحترافية نيابة عن القسم.

• أداء جميع المهام بطريقة مهنية وفعالة وسرّية.

• أداء أي مهام أخرى ذات صلة حسب ما يُطلب أو يُكلف به.

info المهارات المطلوبة

share نشر الوظيفة