الغرض الوظيفي
- يساعد في أنشطة قديم الدعم الإداري للمسؤول المباشر من خلال استكمال المهام الرئيسية مثل:
- -جدولة الاجتماعات.
- -تجهيز / إعادة توجيه المكالمات وإدارة المكالمات الجماعية.
- -حجوزات السفر.
- يساعد في التأكد من إبلاغ جميع الحاضرين بأجندة الاجتماعات وجداولها الزمنية، والتأكد من مواءمتها لجدول أعمال الحضور.
- يدعم مهام إعداد وصياغة محاضر الاجتماعات وتسجيل الحضور.
- ينسق مع أصحاب المصلحة المعنيين لإعداد الملفات والمعلومات التي يحتاجها المسؤول المباشر قبل الاجتماعات الرئيسية.
- يحضر الطلبات والوثائق الواردة للمسؤول المباشر وفقًا للأولوية.
- يتأكد من توافر اللوازم المكتبية في مكتب المسؤول المباشر.
- يساعد في إدارة البريد / المراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالمسؤول المباشر.
- ينسق لإدارة المرافق (مثل التنظيف) والمهام ذات الصلة بالمكتب.
- يدعم جميع المهام المتعلقة بخدمات الضيافة بالمكتب.
- يلتزم بضوابط وسلوكيات العمل وسياسات الأمن السيبراني بالوزارة والإجراءات الخاصة بالوحدة التنظيمية.
- يقوم بأي مهام أخرى تكلف من قبل الرؤساء المباشرين.
المهارات
التنسيق اللوجستي والإداري:
الفهرسة والتكشيف:
الكتابة والتقارير:
إدارة الوثائق وارشفتها:
إدارة الشؤون الإدارية:
المؤهلات العلمية
درجة الدبلوم في إدارة الأعمال أو أي تخصص مرتبط بمجال العمل. يفضل وجود درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص مرتبط بمجال العمل.
