وظائف حكومية

info الوصف الوظيفي

يلعب السكرتير التنفيذي دورًا محوريًا في ضمان سير العمل بكفاءة في المكتب التنفيذي، ويقدم دعمًا إداريًا رفيع المستوى للمدير التنفيذي لشركة مطار الدمام. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا منظمًا للغاية، يتمتع بمهارات تواصل استثنائية، وحس عالي بالسرية، والقدرة على التعامل مع مهام متعددة في بيئة سريعة الوتيرة. وتشمل إدارة جداول المدير التنفيذي، التعامل مع المراسلات، تنسيق الاجتماعات، وأداء مهام إدارية متنوعة لضمان سير العمل بسلاسة في المكتب التنفيذي.

٣. وصف مسؤولية المنصب

الدعم الاستراتيجي وإدارة الجداول

إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي والتخطيط الاستراتيجي له، بما في ذلك إدارة تفصيلية لتقويم المدير التنفيذي، وتحديد أولويات المهام والطلبات الطارئة لتحسين استخدام وقت المدير وضمان توافقه مع أهداف المنظمة.

تنسيق وجدولة جميع الاجتماعات والمؤتمرات والمواعيد للمدير التنفيذي، مع ضمان ترتيب جميع الجوانب اللوجستية لتسهيل العمليات بسلاسة.

جدولة مواعيد المدير التنفيذي وضمان حضور جميع أصحاب المصلحة المطلوبين، مع تأكيد اطلاع جميع الأطراف المعنية وتأمين توافرهم مسبقًا.

إدارة اللوجستيات لجميع الاجتماعات التي تشمل المدير التنفيذي، بما في ذلك حجز الفنادق، وترتيبات النقل، واستقبال الزوار وكبار الشخصيات، لضمان تجربة احترافية وسلسة.

المساعدة في إعداد ومتابعة الاجتماعات، وتنظيم ورش العمل، وإعداد جداول أعمال مجلس الإدارة، مع توفير جميع المواد والمستندات والمعلومات اللازمة في الوقت المناسب.

صياغة ومراجعة وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية لضمان الوضوح والمهنية.

التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، وتحديد الأولويات، والرد حسب الحاجة.

التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وغيرها من وسائل التواصل نيابة عن المدير التنفيذي، والرد على الاستفسارات أو توجيهها حسب الاقتضاء.

إدارة المراسلات والاتصالات

تحديد وتنفيذ أطر شاملة لإدارة المراسلات، والعمليات، والسياسات لمكتب المدير التنفيذي لضمان التعامل الفعال مع جميع المراسلات.

تصنيف المراسلات وفق معايير مثل الأهمية والأولوية والملكية، وتوزيعها لضمان اتخاذ الإجراء المناسب في الوقت المناسب من قبل الأطراف المعنية.

إدارة جميع المراسلات الواردة بكفاءة من خلال الاستلام، الفرز، التخزين، والتوزيع للأطراف ذات الصلة، لضمان عدم تفويت أي مراسلة هامة.

إدارة جميع المراسلات الصادرة من خلال تحديد المستلمين بدقة، وإعداد المستندات اللازمة، وضمان تسليمها في الوقت المناسب للحفاظ على قنوات اتصال فعالة.

توجيه جميع المراسلات للأطراف المعنية للمراجعة أو الرد أو اتخاذ الإجراء، وضمان التعامل معها بشكل مناسب وفي الوقت المناسب.

تطوير وتنفيذ ممارسات قوية لإدارة البروتوكولات لضمان أن جميع التفاعلات والفعاليات والمراسلات تتوافق مع البروتوكولات والمعايير المعتمدة.

إدارة الفعاليات والبروتوكول

تنظيم والإشراف على الفعاليات والاجتماعات والمراسم التي تشمل المدير التنفيذي أو غيره من التنفيذيين رفيعي المستوى، بما في ذلك إدارة اللوجستيات وقوائم الضيوف والدعوات وترتيبات المقاعد والالتزام بالبروتوكول.

التعامل مع الأمور المتعلقة بالدبلوماسية والعلاقات الدولية، وضمان أن جميع التفاعلات والمراسلات تتم بحساسية ثقافية واحترام للحفاظ على علاقات إيجابية.

نقل إرشادات البروتوكول إلى التنفيذيين والموظفين، وتقديم التدريب على آداب الأعمال والدبلوماسية، والتواصل عبر الثقافات المختلفة، وقواعد البروتوكول لضمان الامتثال للعادات الوطنية والدولية.

الدعم الإداري والوثائق

العمل كحلقة وصل أساسية بين المدير التنفيذي وأعضاء الفريق التنفيذي الآخرين، لتسهيل التواصل الواضح والفعال وضمان التوافق والتعاون.

متابعة البريد الإلكتروني وقنوات التواصل الأخرى للمدير التنفيذي، لضمان ترتيب جميع الرسائل حسب الأولوية، والإشارة للمتابعة، ومعالجتها في الوقت المناسب.

إعداد مواد إحاطة شاملة لاجتماعات المدير التنفيذي، بما في ذلك المعلومات الأساسية، والجداول، ونقاط الحديث، والمستندات ذات الصلة لضمان استعداد المدير بشكل كامل.

متابعة العناصر التنفيذية الناتجة عن الاجتماعات والمراسلات، وضمان الالتزام بالمهام والمواعيد النهائية، وإبلاغ الأطراف المعنية بالتقدم.

الاحتفاظ بسجلات دقيقة وشاملة لجميع الاجتماعات والمراسلات والفعاليات التي تشمل المدير التنفيذي، وضمان دقة الوثائق واكتمالها وتخزينها بأمان للرجوع إليها والمراجعة.

تطوير والحفاظ على نظم أرشفة فعالة للوثائق الورقية والإلكترونية.

ضمان سرية وأمان المعلومات الحساسة.

معالجة وإدارة تقارير النفقات والفواتير وأوامر الشراء.

متابعة وتسوية المعاملات المالية المتعلقة بالمكتب التنفيذي.

إجراء البحوث وتجميع البيانات لإعداد التقارير والعروض والمبادرات الاستراتيجية.

تقديم الرؤى والتوصيات بناءً على النتائج.

السرية والامتثال

ممارسة أقصى درجات السرية في إدارة المعلومات والمراسلات الحساسة، وضمان الالتزام بلوائح الخصوصية وحماية البيانات.

ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة، خصوصًا فيما يتعلق بالتعامل مع الوثائق وحماية البيانات.

إدارة المكتب

الإشراف على مستلزمات ومعدات مكتب المدير التنفيذي، وضمان توفر المخزون الكافي، وتنسيق الصيانة والإصلاح عند الحاجة.

تحديد فرص تحسين العمليات الإدارية وتنفيذ التحسينات لزيادة الكفاءة والفعالية.

دعم المشاريع والمبادرات الاستراتيجية

المساعدة في متابعة المشاريع الخاصة، وتتبع الجداول الزمنية، والمعالم الرئيسية، والنتائج، لضمان توافقها مع الأهداف الاستراتيجية.

دعم تنفيذ المبادرات الاستراتيجية.

التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان التنفيذ الفعال والمتابعة للمشاريع الاستراتيجية.

حلقة وصل مع أصحاب المصلحة

العمل كحلقة وصل بين المكتب التنفيذي والفرق الداخلية، لتسهيل التواصل، وتنسيق الجهود، وضمان التوافق في المبادرات والمشاريع الرئيسية.

إدارة التفاعلات مع أصحاب المصلحة الخارجيين، بما في ذلك العملاء والموردين والشركاء، وتمثيل المكتب التنفيذي بمهنية ومراعاة اللياقة.

الابتكار والتحسين المستمر

متابعة أفضل الممارسات في إدارة الأصول مقارنة بالمعايير الصناعية، واعتماد التحسينات لتعزيز الأداء والحفاظ على ميزة DACO التنافسية.

تنفيذ ومتابعة تحسين العمليات من خلال تحليل الممارسات الحالية، وتحديد نقاط القصور، وتطبيق أفضل الممارسات لتعزيز الإنتاجية وتقليل التكاليف.

استكشاف واعتماد تقنيات وأدوات جديدة لتحسين إدارة دورة حياة الأصول، والحفاظ على الفريق في طليعة الابتكار والكفاءة.

تعزيز ثقافة الأداء العالي من خلال السعي للتميز وتشجيع الزملاء، والمساهمة في نجاح الفريق وتحسينه المستمر.

التعاون الجماعي والتعلم المستمر

العمل بشكل تعاوني مع أعضاء الفريق من خلال تبادل المعرفة، وتقديم الدعم، والمشاركة النشطة في الأنشطة الجماعية لتعزيز بيئة عمل إيجابية ومنتجة.

المشاركة في التعلم المستمر من خلال البحث عن التغذية الراجعة، وحضور الدورات التدريبية، ومواكبة الاتجاهات الصناعية لتعزيز المهارات الشخصية والنمو المهني.

المهارات

الكفاءات الأساسية

التركيز على العملاء

التعاون والعمل الجماعي

المسؤولية والمبادرة

تحقيق النتائج

كفاءات القيادة

القيادة المؤثرة

تطوير الأفراد

قيادة وإدارة التغيير

تكوين الشراكات والحفاظ عليها

الإبداع والابتكار

المؤهل العلمي

إدارة الأعمال أو ما يعادلها.

info المهارات المطلوبة

share نشر الوظيفة