وظائف حكومية

info الوصف الوظيفي

يتولى أخصائي البروتوكول مسؤولية الإشراف على التخطيط والتنسيق وتنفيذ الفعاليات الرسمية، والمناسبات، والتفاعلات مع الشخصيات الهامة (VIP). تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من الخبرة في البروتوكول والدبلوماسية، ومهارات تنظيمية استثنائية، والقدرة على إدارة التفاعلات مع الشخصيات البارزة وأصحاب المصلحة. كما يضمن فريق البروتوكول أن جميع الفعاليات والتفاعلات الرسمية تلتزم بالمعايير المعتمدة وتعزز صورة الشركة وفعاليتها.

وصف المسؤوليات

إرشادات البروتوكول وإدارة الفعاليات

وضع وتنفيذ إرشادات وإجراءات شاملة للبروتوكول لضمان التزام جميع التفاعلات والفعاليات بالمعايير المعتمدة والحفاظ على أعلى مستويات الاحترافية.

تنسيق تنظيم الزيارات الرسمية والمراسم والفعاليات التي تشمل الرئيس التنفيذي وغيرهم من المسؤولين رفيعي المستوى، مع التأكد من التخطيط الدقيق لجميع متطلبات البروتوكول وتنفيذها.

الإشراف على إعداد وإدارة قوائم الضيوف والدعوات وترتيبات الجلوس للفعاليات الرسمية لضمان الدقة والامتثال لمعايير البروتوكول.

تسهيل الخدمات اللوجستية للضيوف المهمين (VIP)، بما في ذلك ترتيبات السفر، والإقامة، والنقل، لضمان تجربة سلسة واحترافية.

إدارة تجهيز أماكن الاجتماعات بما يتوافق مع البروتوكول والآداب، وضمان توفر جميع المعدات والمواد اللازمة.

تقديم التوجيه والإرشاد للرئيس التنفيذي وفريق الإدارة العليا بشأن متطلبات وإجراءات البروتوكول للفعاليات والاجتماعات.

التنسيق مع فرق الأمن لضمان سلامة وأمن الضيوف رفيعي المستوى أثناء الزيارات، ومعالجة أي مخاوف أمنية بشكل استباقي.

دعم التخطيط وتنفيذ الزيارات الرسمية، والمؤتمرات الدولية، والاجتماعات البارزة، مع ضمان تغطية جميع جوانب البروتوكول بدقة.

تنفيذ وتطبيق إرشادات البروتوكول للشخصيات الرسمية والضيوف المهمين.

إعداد ومراجعة المواد التعريفية، والبرامج، والجداول الزمنية للاجتماعات والزيارات رفيعة المستوى.

ضمان تمثيل الشركة بشكل لائق أثناء الفعاليات الرسمية والمراسم.

التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات ومديري الأماكن لضمان تلبية جميع المتطلبات والإشراف على إعداد وتزيين وترتيبات الفعاليات التقنية.

إعداد وإدارة جداول الفعاليات والبرامج لضمان سير جميع الأنشطة بسلاسة وفي الوقت المحدد.

تطبيق معايير البروتوكول الوطنية والدولية لجميع الشخصيات الرسمية والضيوف.

معالجة أي قضايا أو خلافات متعلقة بالبروتوكول خلال الفعاليات وحلها.

إدارة العمليات الميدانية لضمان تنفيذ جميع عناصر الفعالية بشكل مثالي ومعالجة أي مشكلات بسرعة.

التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لجمع المتطلبات وتأكيد التفاصيل وضمان توافقها مع أهداف الفعالية.

تسهيل التواصل الفعال بين الأقسام المختلفة والشركاء الخارجيين المشاركين في التخطيط للفعالية.

التنسيق مع المسؤولين الحكوميين والممثلين الدبلوماسيين والشخصيات الرسمية لضمان الالتزام بالبروتوكول.

معالجة وحل التحديات المتعلقة بالبروتوكول أثناء الفعاليات، مع إظهار المرونة والقدرة على حل المشكلات.

تنفيذ ومراقبة معايير البروتوكول الوطنية والدولية لضمان التزام جميع التفاعلات والمراسم بأعلى مستويات الرسمية والاحترام.

أن يكون نقطة الاتصال الأساسية للضيوف المهمين والشخصيات الرسمية، وضمان تلبية احتياجاتهم ومتطلباتهم بأعلى مستويات الخدمة والاهتمام بالتفاصيل.

تنسيق جميع جوانب زيارات الضيوف، بما في ذلك الإقامة، والنقل، والأمن، والطلبات الخاصة.

بناء والحفاظ على علاقات قوية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين والشخصيات البارزة لتسهيل التفاعلات الإيجابية.

تخصيص الخدمات والترتيبات لتلبية تفضيلات ومتطلبات الضيوف المهمين، وضمان رضاهم الكامل.

التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بحذر واحترافية.

جمع وتحليل ملاحظات الضيوف لتقييم فعالية الفعاليات وتحديد مجالات التحسين.

تنفيذ التحسينات والتوصيات بناءً على الملاحظات لتعزيز الفعاليات المستقبلية.

الاتصال والتواصل

العمل بشكل وثيق مع الفرق الداخلية مثل التسويق، والعمليات، والأمن لتنسيق تفاصيل الفعالية وضمان اطلاع جميع الأقسام.

إعداد وتوزيع الاتصالات الداخلية المتعلقة بالفعاليات والجداول الزمنية والمسؤوليات.

العمل كنقطة اتصال رئيسية بين الشركة والمنظمات الخارجية، بما في ذلك الوكالات الحكومية وشركات الطيران والهيئات الدولية.

تسهيل التواصل والتنسيق مع الشركاء الخارجيين لضمان سير الفعاليات بسلاسة والالتزام بالبروتوكول.

إعداد تقارير شاملة عن نتائج الفعاليات، بما في ذلك الملخصات المالية، وملاحظات المشاركين، ومجالات التحسين.

توثيق الدروس المستفادة وأفضل الممارسات لتعزيز تخطيط وتنفيذ الفعاليات المستقبلية.

الامتثال والمعايير

ضمان التزام جميع الفعاليات باللوائح المحلية والوطنية والدولية، بما في ذلك معايير الصحة والسلامة والأمن.

متابعة التغييرات في اللوائح وتعديل الممارسات عند الحاجة للحفاظ على الامتثال.

تنفيذ عمليات ضمان الجودة لضمان تحقيق جميع الفعاليات أعلى مستويات الاحترافية والبروتوكول.

إجراء تقييمات بعد الفعاليات لتحديد نقاط القوة والضعف وفرص التحسين.

إدارة البروتوكول والتدريب

الإشراف على التعامل مع المراسلات الرسمية وضمان التزام جميع الاتصالات بإرشادات البروتوكول وإدارتها وتوثيقها بشكل مناسب.

تدريب الموظفين على آداب الدبلوماسية والأعمال، والتواصل بين الثقافات، وقواعد البروتوكول لضمان الامتثال للعادات الوطنية والدولية.

تقييم فعالية إجراءات البروتوكول وتقديم توصيات لتحسين جودة وكفاءة عمل القسم.

الإشراف على إدارة الهدايا الرسمية وضمان اختيارها وتوثيقها وتقديمها وفقًا لإرشادات البروتوكول مع مراعاة الحساسية الثقافية.

تدريب الموظفين على أهمية البروتوكول والآداب في الحفاظ على الصورة الاحترافية للعلاقات المؤسسية.

مراجعة واعتماد الوثائق والمواد المتعلقة بالبروتوكول لضمان استيفاء المعايير المطلوبة وجاهزيتها للتوزيع.

تسهيل التواصل الفعال بين مكتب الرئيس التنفيذي والجهات الخارجية بشأن مسائل البروتوكول.

التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان دمج متطلبات البروتوكول في تخطيط وتنفيذ الفعاليات والأنشطة.

توجيه تطوير خطط الطوارئ لترتيبات البروتوكول لضمان الاستعداد لأي تغييرات أو طوارئ مفاجئة.

الإشراف على أرشفة وتوثيق فعاليات البروتوكول والمواد المرتبطة بها للرجوع إليها مستقبلاً.

تطوير وصيانة المواد التدريبية لدعم تطوير الموظفين المستمر.

الابتكار والتحسين المستمر

مقارنة ممارسات البروتوكول باستمرار بالمعايير العالمية واعتماد التحسينات لتعزيز الكفاءة والحفاظ على التنافسية.

تنفيذ ومراقبة تحسينات العمليات من خلال تحليل الممارسات الحالية وتحديد نقاط الضعف وتطبيق أفضل الممارسات.

استكشاف واعتماد تقنيات وأدوات جديدة لتحسين إدارة البروتوكول.

تعزيز ثقافة الأداء العالي من خلال السعي للتميز وتشجيع الزملاء، والمساهمة في تحسين الفريق باستمرار.

إجراء تقييمات بعد الفعاليات لتقييم الأداء وتحديد فرص التحسين وتنفيذ التغييرات للفعاليات المستقبلية.

المهارات

الكفاءات الأساسية:

التركيز على العملاء

التعاون والعمل الجماعي

المسؤولية والمبادرة

تحقيق النتائج

كفاءات القيادة:

القيادة المؤثرة

تطوير الأفراد

قيادة التغيير

تكوين والحفاظ على الشراكات

الإبداع والابتكار

المؤهل العلمي:

إدارة البروتوكول، إدارة الأعمال أو ما يعادلها

info المهارات المطلوبة

share نشر الوظيفة