وظائف حكومية

info الوصف الوظيفي

يُعد رئيس قسم القبول عضوًا في مكتب القبول التابع لمكتب وكيل الجامعة للشؤون الأكاديمية.

تتمثل مسؤولية رئيس قسم القبول في إدارة العمليات التشغيلية لمكتب القبول، مع التركيز على إدارة علاقات العملاء، وتطوير العمليات والإجراءات الفعّالة، والمتابعة لتحقيق أهداف ومؤشرات القبول، وإدارة المبادرات والمتطلبات الجديدة، وضمان الامتثال لكافة الأنظمة الداخلية والخارجية، وتحديد تحسينات الأنظمة والتقارير والتنسيق مع الفرق ذات العلاقة لضمان تنفيذها بشكل سلس وفي الوقت المناسب، إضافة إلى إدارة فريق القبول بفعالية.

يعمل رئيس قسم القبول بشكل وثيق مع مدير القبول وشؤون الطلاب، ويساهم في تطوير السياسات وصياغة المبادرات الجديدة.

المسؤوليات الرئيسية

عام

إدارة التوظيف والأداء لفريق مكتب القبول، وتحديد الأولويات، وتوزيع المهام، وتقديم التدريب والتطوير عند الحاجة.

بناء العلاقات مع رؤساء البرامج ورؤساء لجان القبول بالبرامج ونواب العمداء لضمان تطبيق وتطوير عملية القبول بما يتوافق مع السياسات والإجراءات المعتمدة.

التنسيق مع مكتب المسجل والعمليات وشؤون أعضاء هيئة التدريس وتقنية المعلومات وشراكات التعليم واستقطاب الطلاب لضمان انتقال المتقدمين والطلاب بسلاسة خلال مراحل دورة حياة الطالب وحل أي عوائق.

التنسيق مع الإدارات الأخرى في الجامعة بشأن المبادرات الخاصة لضمان تنفيذها بنجاح.

التخطيط وإدارة ميزانية القبول السنوية وتقديم التقارير المطلوبة عن استخدام الموارد.

القبول

دعم المدير في تحديد وتحقيق أهداف ومؤشرات الأداء الخاصة بالقبول بناءً على البيانات التاريخية وتوجيهات الجامعة.

وضع التقويم السنوي للقبول لضمان ملاءمة المواعيد النهائية ودقتها لجميع الأطراف، بما في ذلك المتقدمين والفريق الأكاديمي والخدمات المرتبطة مثل التهيئة ومكتب المسجل.

العمل مع الكليات والمراجعين لضمان أن إجراءات القبول ومسارات اتخاذ القرار واضحة ومتسقة ومثلى لجميع أنواع القبول (برامج الدوام الكامل، برامج التبادل، الدورات المستقلة).

تنظيم وإدارة فريق مراجعة القبول لضمان توزيع العمل والرد على الاستفسارات ومعالجة الطلبات وفق الجدول الزمني والمعايير المتفق عليها، ودعم أعضاء هيئة التدريس المشاركين في العملية.

تطوير جدول تواصل عالي الجودة مع المتقدمين لضمان فهمهم للعملية ومعرفة وضعهم واستلامهم لقرارات واضحة وفي الوقت المناسب.

عقد اجتماعات نصف سنوية مع الكليات والأقسام لمراجعة العملية وتعزيز التعاون وبناء العلاقات بين المراجعين والبرامج.

ضمان وجود قواعد تشغيلية واضحة لتقييم الشهادات الأكاديمية المحلية والدولية ومتطلبات اللغة الإنجليزية وأي متطلبات تنظيمية أخرى.

تقديم تقييم أولي لأهلية المتقدمين أكاديمياً، ومراقبة الإجراءات الخاصة باستلام واستكمال وفرز ومراجعة الطلبات، وإدارة الاختبارات إن وجدت، وإصدار قرارات القبول.

إدارة العلاقات مع الجهات الراعية الخارجية وشركاء الجامعات بما يحقق أهداف الجامعة الاستراتيجية في القبول.

إعداد التقارير والمقترحات والبيانات المطلوبة للإدارة ولجنة القبول.

ضمان امتثال الفريق لسياسات وإجراءات القبول.

تقديم توصيات مبنية على الأدلة لتحسين السياسات والإجراءات.

المشاركة في شبكات مهنية لضمان توافق عمليات القبول مع أفضل المعايير.

إعداد تقارير سنوية وتحليل البيانات وتقديم التوصيات لأعضاء هيئة التدريس والقيادة.

الأنظمة والبيانات والتقارير

مراجعة العمليات واقتراح تحسينات للأنظمة والإجراءات والتقارير لتحسين جودة الخدمة وتقليل العمل اليدوي، والتنسيق مع تقنية المعلومات لضمان تنفيذ الحلول وربطها بأنظمة الجامعة الأخرى.

ضمان توفر لوحات مؤشرات وتقارير واستعلامات تخدم احتياجات مختلف الأطراف من بيانات القبول.

ضمان التزام مكتب القبول بالأنظمة المؤسسية والوطنية الخاصة بحماية البيانات، خصوصًا الجمع والتخزين والوصول.

وضع بروتوكولات لمعالجة مشكلات الأنظمة وجمع ملاحظات الفريق وأعضاء هيئة التدريس لتحسين الخدمات.

أخرى

أي مهام أخرى يكلف بها من مدير القبول وشؤون الطلاب أو نائب الرئيس للتعليم والشؤون الأكاديمية.

متطلبات الوظيفة

الكفاءات

فهم التعليم العالي الدولي (أساسي).

القدرة على إدارة وتوجيه وتحفيز الأشخاص، مع مهارات قوية في اتخاذ القرارات الاستراتيجية والتشغيلية (أساسي).

خبرة في القبول الجامعي أو مجال ذي صلة، ومعرفة تفصيلية بعمليات الاختيار (أساسي) ومعرفة بالتعليم الدولي (ميزة إضافية).

خبرة في إدارة وتطوير أنظمة القبول أو الأنظمة المشابهة (أساسي).

مهارات تواصل ممتازة كتابيًا وشفهيًا، والقدرة على بناء علاقات فعّالة داخل الجامعة وخارجها (أساسي).

القدرة على العمل ضمن فريق أو بشكل مستقل، مع الالتزام بالمواعيد النهائية ومتطلبات بيئة العمل السريعة (أساسي).

حس ثقافي وفهم للتعليم الدولي، مع القدرة على إبراز تميّز العلوم والتقنية على المستوى العالمي، وفهم دور كاوست في السعودية (ميزة إضافية).

أسلوب إبداعي في حل المشكلات وتحقيق التفاعل الفعّال (أساسي).

مهارات تخطيط عالية والقدرة على وضع خطط بديلة مع الاهتمام بالتفاصيل (أساسي).

نهج يركز على خدمة العملاء عند التعامل مع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين (أساسي).

المؤهلات

درجة البكالوريوس (مطلوبة)، الماجستير (مفضلة).

إجادة اللغة الإنجليزية (أساسي)، وإجادة لغات أخرى محادثة (ميزة إضافية).

الخبرة

10 سنوات على الأقل في القبول الجامعي أو مجال ذي صلة (أساسي).

الإلمام بأنظمة القبول أو الأنظمة المشابهة (أساسي).

info المهارات المطلوبة

share نشر الوظيفة