وظائف حكومية

هدف الوظيفة:

يتحمل شاغل الوظيفة مسؤولية تنفيذ أنشطة الإتصالات الإدارية بما يتضمن المشاركة في وضع إجراءات وسياسات الطرود الواردة والصادرة والمساهمة في إعداد شكل الفهرسة والترقيم ونموذج لتسمية الطرود والتنسيق مع مركز الوثائق والمحفوظات وإستلام ومراجعة وإرسال جميع المراسلات والمراسيم والمذكرات والوثائق الحكومية الواردة والصادرة وتنفيذ التحول الرقمي والأرشفة لها وتخزينها في المرافق وفقاً للمعايير المحددة. 

المهام المطلوبة الرئيسية بالشاغر:

المشاركة في وضع إجراءات وسياسات الطرود الواردة والصادرة لجميع أصحاب المصلحة في الهيئة مع تقديم سياسات ومعايير موحدة لجميع الأنشطة.

المساهمة في إعداد شكل الفهرسة والترقيم ونموذج لتسمية الطرود (يتضمن النموذج التاريخ والهدف والإدارة ورقم الإصدار وما إلى ذلك).

إجراء عمليات الارشفة المركزية للمراسلات الرقمية والورقية.

إستلام ومراجعة وإرسال جميع المعاملات من مراسلات ومراسيم وبرقيات ومذكرات ومراسلات سرية ووثائق الحكومية الواردة والصادرة إلى أصحاب المصلحة المعنيين وضمان الاستجابة والمراجعة والإقرار بالاستلام في الوقت المناسب. 

جمع وتوثيق المشكلات التي تواجهها الإدارة (مثل الفهرسة الخاطئة وفقدان المعلومات عن الجهة المرسل اليها والتلف وإعطاء الوصول الخاطئ وما إلى ذلك) من خلال البحث في الأسباب المؤدية لذلك وضمان تسجيل طريقة حلها لتحسينها ولتجنب هذه المشكلات في المستقبل.

إجراء وتحديث تقنيات التتبع المناسبة للطرود والمراسلات المتعلقة بالهيئة بأكملها.

استقبال وإفادة المستفيدين ومناديب الجهات الحكومية والخاصة حسب الأنظمة والاجراءات ذات الصلة.

قياس مستوى الخدمة المقدمة للمستفيد والاطلاع على تقارير الجودة ونتائج الاستبيانات والعمل على تقويمها.

المشاركة في انشاء قاعد بيانات وتحديتها بمواقع وأماكن الجهات التي يتم التعامل معها.

المستوى التعليمي المطلوب:

شهادة ثانوية أو دبلوم

الخبرة:

+2 سنوات من الخبرة ذات العلاقة