يكون شاغل هذه الوظيفة مسؤولًا عن إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات، وتنفيذ مختلف المهام الإدارية لضمان التشغيل الفعّال لمكتب الإدارة التنفيذية.
المسؤوليات
جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
إدارة وتنظيم أولويات جداول الإدارة التنفيذية لضمان الاستخدام الأمثل للوقت.
العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين الإدارة التنفيذية وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
فرز وتوجيه المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات.
إعداد جداول الأعمال والمواد والعروض التقديمية للاجتماعات.
تدوين محاضر الاجتماعات بشكل تفصيلي ومتابعة تنفيذ بنود الإجراءات.
التنسيق مع الجهات المعنية لتخطيط وحجز ترتيبات السفر والسكن ومسارات الرحلات.
إعداد ومعالجة تقارير المصروفات وطلبات الاسترداد.
التعامل مع المعلومات السرية بسرية واحترافية عالية.
الحفاظ على أنظمة أرشفة منظمة للوثائق والسجلات.
تنفيذ المهام المكتبية العامة مثل طلب المستلزمات، وإدارة البريد، وتنسيق أنشطة المكتب للإدارة التنفيذية.
المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة حسب الحاجة.
التنسيق مع الأقسام والفرق الأخرى لضمان الالتزام بالجداول الزمنية للمشاريع وتسليم المخرجات في وقتها.
تنظيم وتنسيق الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات على مستوى الإدارة التنفيذية.
إدارة الجوانب اللوجستية وضمان التنفيذ السلس للفعاليات.
إعداد وتحرير التقارير والعروض التقديمية والمراسلات.
الحفاظ على سجلات ووثائق دقيقة لأغراض الرجوع إليها والتدقيق.
المؤهلات
دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
المؤهل المطلوب:
الدور الوظيفي:
إدارية
نوع التعاقد:
دوام كامل
المستوى المهني:
طالب متدرب
سنوات الخبرة:
من
الراتب:
