وظائف حكومية

يكون شاغل هذه الوظيفة مسؤولًا عن إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات، وتنفيذ مختلف المهام الإدارية لضمان التشغيل الفعّال لمكتب الإدارة التنفيذية.

المسؤوليات

• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.

• إدارة وتنظيم أولويات جداول الإدارة التنفيذية لضمان الاستخدام الأمثل للوقت.

• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين الإدارة التنفيذية وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

• فرز وتوجيه المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات.

• إعداد جداول الأعمال والمواد والعروض التقديمية للاجتماعات.

• تدوين محاضر الاجتماعات بشكل تفصيلي ومتابعة تنفيذ بنود الإجراءات.

• التنسيق مع الجهات المعنية لتخطيط وحجز ترتيبات السفر والسكن ومسارات الرحلات.

• إعداد ومعالجة تقارير المصروفات وطلبات الاسترداد.

• التعامل مع المعلومات السرية بسرية واحترافية عالية.

• الحفاظ على أنظمة أرشفة منظمة للوثائق والسجلات.

• تنفيذ المهام المكتبية العامة مثل طلب المستلزمات، وإدارة البريد، وتنسيق أنشطة المكتب للإدارة التنفيذية.

• المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة حسب الحاجة.

• التنسيق مع الأقسام والفرق الأخرى لضمان الالتزام بالجداول الزمنية للمشاريع وتسليم المخرجات في وقتها.

• تنظيم وتنسيق الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات على مستوى الإدارة التنفيذية.

• إدارة الجوانب اللوجستية وضمان التنفيذ السلس للفعاليات.

• إعداد وتحرير التقارير والعروض التقديمية والمراسلات.

• الحفاظ على سجلات ووثائق دقيقة لأغراض الرجوع إليها والتدقيق.

المؤهلات

• دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.