وظائف حكومية

الغرض من الوظيفة

يشغل أصحاب هذه الوظيفة مستوى متقدم من الخبرة المهنية، قادرون على أداء المهام وفق توجيهات عامة. يتمحور عملهم بشكل أساسي حول تطوير حلول للتحديات التي تتطلب بعض التحليل لفهمها وحلها، ومعالجة القضايا التي تم تصعيدها من المستويات الأدنى.

يقومون بالأنشطة التشغيلية المعقدة، بما في ذلك تنظيم جدول ومواعيد المحافظ، إعداد المراسلات اللازمة بناءً على التوجيهات، الرد على الاستفسارات، إتمام محاضر الاجتماعات، وضمان تنفيذ البنود والمناقشات المتفق عليها.

---

المسؤوليات الوظيفية

• الرد على المكالمات الداخلية والخارجية لمكتب المحافظ، تسجيل الرسائل وتحويل المكالمات وفق المعايير المعتمدة.

• استلام الفاكسات وتوجيهها إلى أصحاب العلاقة المعنيين في الوقت المناسب.

• مراجعة جميع الاستفسارات الواردة وتقييمها للتوصل إلى الردود المناسبة باللغتين العربية والإنجليزية وفق توجيهات المحافظ وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.

• التواصل مع الأطراف الداخلية والخارجية ذات الصلة لضمان الامتثال للبروتوكولات الوطنية والدولية (مثل آداب الاستقبال وترتيب المقاعد).

• إعداد جدول برامج، مواعيد، والتزامات المحافظ، وصياغة جدول زمني يضمن الاستخدام الأمثل لوقته.

• التأكد من توفر قاعات الاجتماعات وفق جدول المحافظ وتجهيزها بشكل مناسب لضمان رضا الحضور والعملاء وتعزيز السمعة المهنية للجهة.

• استقبال الضيوف وتوجيههم إلى القاعات أو الأفراد المناسبين، وضمان حضور جميع أصحاب العلاقة المطلوبين لإبلاغ الجهات ذات الصلة عن أي غياب أو عراقيل.

• إعداد وصف موجز للمحافظ عن ملفات وأسماء الجهات أو أصحاب العلاقة المشاركين في الاجتماعات.

---

المؤهل العلمي

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.

---

الخبرة العملية

• خبرة لا تقل عن 4 سنوات في مجال ذي صلة.

---

الكفاءات

• التنسيق والمتابعة – متقن

• التعاون والتواصل – في طور التطوير

• الاحترافية – متقن

• الإدارة العامة – متقن

• التنظيم والتخطيط – متقدم

• التركيز على النتائج – متقن

• إدارة أصحاب العلاقة – متقن

• التركيز على العملاء – متقن

• تمكين التغيير والابتكار – في طور التطوير

• المعرفة بأنظمة المعلومات – متقن