الغرض الوظيفي
يجهز جميع أنشطة تقديم الدعم الإداري للمسؤول المباشر من خلال استكمال المهام الرئيسية مثل:
-جدولة الاجتماعات.
-تجهيز / إعادة توجيه المكالمات وإدارة المكالمات الجماعية.
-حجوزات السفر.
يساعد في التأكد من إبلاغ جميع الحاضرين بأجندة الاجتماعات وجداولها الزمنية، والتأكد من مواءمتها لجدول أعمال الحضور.
يدعم مهام إعداد وصياغة محاضر الاجتماعات وتسجيل الحضور.
ينسق مع أصحاب المصلحة المعنيين لإعداد الملفات والمعلومات التي يحتاجها المسؤول المباشر قبل الاجتماعات الرئيسية.
يجهز الطلبات والوثائق الواردة للمسؤول المباشر وفقًا للأولوية.
يتأكد من توافر اللوازم المكتبية في مكتب المسؤول المباشر.
يساعد في إدارة البريد / المراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالمسؤول المباشر.
ينسق لإدارة المرافق (مثل التنظيف) والمهام ذات الصلة بالمكتب.
يدعم جميع المهام المتعلقة بخدمات الضيافة بالمكتب.
يلتزم بضوابط وسلوكيات العمل وسياسات الأمن السيبراني بالوزارة والإجراءات الخاصة بالوحدة التنظيمية
.يقوم بأي مهام أخرى تكلف من قبل الرؤساء المباشرين.
المهارات
§ التنسيق اللوجستي والإداري:
§ الفهرسة والتكشيف:
§ الكتابة والتقارير:
§ إدارة الوثائق وارشفتها:
المؤهلات العلمية
درجة الدبلوم في إدارة الأعمال أو أي تخصص مرتبط بمجال العمل
المؤهل المطلوب:
الدور الوظيفي:
إدارية
نوع التعاقد:
دوام كامل
المستوى المهني:
طالب متدرب
سنوات الخبرة:
من
الراتب:
