وظائف حكومية

ممثل القبول هو عضو في مكتب القبول التابع لمكتب نائب المدير في الجامعة.

دور ممثل القبول هو مراجعة وتقييم مؤهلات المتقدمين والتأكد من أن الطلبات المقدمة إلى الجامعة كاملة، وجاهزة للمراجعة من قبل الهيئة التدريسية، وأنها تتحرك بسرعة عبر عملية القبول حتى اتخاذ القرار النهائي. من الأمور المهمة في هذا الدور هو التواصل الوثيق مع كل من الهيئة التدريسية والمتقدمين. يتطلب الدور دقة في التفاصيل والاهتمام لضمان تلبية جميع المتطلبات من قبل الطلاب وتحديث المعلومات في نظام القبول من أجل المعالجة الفعّالة والتقارير.

المسؤوليات الرئيسية:

المراجعة والتقييم:

• تقييم اكتمال الطلبات وجاهزيتها للمعالجة.

• تقييم المؤهلات الأكاديمية للمتقدمين الوطنيين والدوليين بدقة، بما في ذلك حسابات وتحويلات المعدلات التراكمية.

• متابعة تقدم الطلبات وفقًا لجدول القبول، مع إعطاء اهتمام خاص للطلبات التي تم تحديدها كأولوية.

• ضمان تطابق السجلات في نظام القبول والأدوات المرتبطة به (مثل Hobsons AT و Asana) واحتوائها على المعلومات اللازمة لاتخاذ الإجراءات المناسبة.

• متابعة والتحقق من درجات اللغة الإنجليزية للمتقدمين.

• جدولة المقابلات في KAUST مع المتقدمين والمقابلات وفقًا لتوجيهات المدير المساعد.

• معالجة طلبات التأجيل، والتحويلات، وجميع الطلبات غير المحسومة عند الحاجة لإغلاق دورة الطلبات.

التواصل مع الأطراف الأخرى:

• التواصل مع المتقدمين طوال عملية القبول، وتقديم خدمة عملاء عالية الجودة.

• التواصل مع الهيئة التدريسية حول الجداول الزمنية، والمواعيد النهائية، وسياسات القبول، والمتابعة النشطة لحل أو إعادة توجيه الاستفسارات الأكاديمية والإجرائية.

• التعاون مع ممثلي القبول الآخرين لمشاركة أفضل الممارسات والحفاظ على التناسق في النهج.

• التنسيق مع مكتب القبول الأوسع لتبادل المعلومات ذات الصلة والمساعدة في المشاريع أو الحالات.

• تقديم التوصيات/التعليقات للهيئة التدريسية واللجان ذات الصلة حول الطلبات، وحضور اجتماعات لجنة القبول حسب الحاجة.

الأنظمة والتقارير:

• العمل مع الهيئة التدريسية وفريق الأنظمة داخل مكتب القبول لتحديد وتقييم وتحسين الأنظمة والعمليات.

• التنسيق مع الهيئة التدريسية بشأن احتياجات التقارير ومناقشة توفيرها مع فريق التحليلات في مكتب القبول.

• إجراء فحوصات لضمان صحة البيانات الموجودة على الأنظمة المعنية.

مهام أخرى:

• المساعدة في تطوير الاستراتيجية والسياسات والإجراءات لمكتب القبول.

• المساعدة في الأنشطة الخاصة بالتوظيف الطلابي حسب الحاجة، بما في ذلك المشاركة في الفعاليات الافتراضية والمباشرة.

• تقديم الدعم لزملاء العمل أثناء فترات الإجازة أو المرض أو الفترات التي تتطلب تغطية إضافية.

• تقديم الاقتراحات/التعليقات لتحسين عمل فريق مكتب القبول والإدارة.

• المساعدة في الرد على استفسارات الطلاب في برنامج VS/VSRP والتدريب المهني عند الحاجة.

• أداء أي مهام أخرى حسب توجيه المدير أو المدير المساعد التي تساهم في تطوير الدور والمساهمة في تحقيق أهداف الجامعة.

المؤهلات:

• درجة بكالوريوس في العلوم أو التكنولوجيا أو الهندسة أو الرياضيات (مفضل).

• المعرفة بأنظمة معلومات الطلاب (مفضل).

• مهارات قوية في اللغة الإنجليزية (أساسي)؛ الكفاءة في لغات أخرى (مفضل).

الخبرة:

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في العمل في بيئة التعليم العالي أو بيئة مشابهة (مفضل).

• خبرة في العمل في إدارة القبول أو الإدارات الأكاديمية (مفضل).

المهارات:

• القدرة على استيعاب المعلومات بسرعة وتوضيحها بما يتناسب مع مهمة القبول في الجامعة.

• مهارات تواصل قوية ومقنعة، سواء شفهياً أو كتابياً (أساسي).

• القدرة على التواصل مع أصحاب المصلحة من خلفيات ثقافية متنوعة، وتطوير المبادرات المناسبة (أساسي).

• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة مع القدرة على التخطيط المسبق والعمل تحت الضغط (أساسي).

• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق، مع تقديم الدعم اللازم لأعضاء الفريق.

• نهج إبداعي لحل المشكلات وتحقيق التفاعل الفعّال (أساسي).

• القدرة على التخطيط وتطوير الاستراتيجيات في مواجهة سيناريوهات مختلفة (أساسي).

• التوجه نحو خدمة العملاء عند التعامل مع الهيئة التدريسية والطلاب والموظفين (أساسي).