وظائف حكومية

ممثل القبول الرئيسي هو عضو في مكتب القبول ضمن مكتب العميد في الجامعة.

يتمثل دور ممثل القبول الرئيسي في مساعدة رئيس قسم القبول من خلال الإشراف على مراجعة وتقييم طلبات القبول المقدمة للجامعة، وإدارة العلاقات مع الرعاة والشركاء، وتنفيذ عملية تأكيد قبول الطلاب النهائيين، وضمان تسليم البيانات إلى قسم العمليات الطلابية للتسجيل، وضمان سلامة العملية ونقل البيانات، ودعم تطوير وتوثيق العمليات.

يتطلب الدور قدرات قوية في التخطيط والتنظيم، واهتمامًا بالتفاصيل، واجتهادًا لضمان تلبية جميع المتطلبات من قبل المتقدمين وداعميهم لضمان انتقالهم بسلاسة ليصبحوا طلابًا بالجامعة.

المسؤوليات الرئيسية

الأهداف الأساسية لممثل القبول الرئيسي:

• تنسيق عمل ممثلي القبول، وضمان أن الفريق يفي بمعايير تقديم الخدمة ويعمل بشكل متكامل لتحقيق الأهداف الجماعية.

• إجراء مراجعة الطلبات لجميع البرامج خارج الحرم الجامعي (وأخرى حسب الحاجة).

• إدارة تقديم الطلبات من المرشحين الداخليين، الرعاة، والبرامج الخاصة.

• جمع الوثائق من المتقدمين ورعاتهم للتأكد من استيفائهم جميع شروط العرض ضمن المواعيد المحددة.

• متابعة سير الطلبات بسلاسة عبر نظام القبول حتى الوصول إلى مرحلة التسجيل ونظام الطلاب.

• ضمان دعم السياسات بعمليات واضحة، قابلة للتدقيق، وموثقة بالكامل.

• تقديم التدريب والدعم لفريق مراجعة القبول.

عملية القبول هي شراكة بين مكتب القبول والكليات، لذلك يعمل ممثل القبول الرئيسي كمدافع عن الجامعة داخل الأقسام، وكمدافع عن الأقسام داخل الجامعة.

مراجعة طلبات البرامج خارج الحرم الجامعي:

• تقييم اكتمال الطلبات واستعدادها للمعالجة.

• تقييم المؤهلات الأكاديمية للمتقدمين المحليين والدوليين، بما في ذلك حساب المعدل التراكمي وتحويل الدرجات.

• متابعة تقدم الطلبات بالنسبة للجدول الزمني للقبول، مع التركيز على الطلبات ذات الأولوية.

• التأكد من تطابق سجلات النظام والأدوات المرتبطة (حاليًا Slate وAsana) مع الحالة الحالية للطلاب واحتوائها على المعلومات اللازمة لاتخاذ الإجراءات المناسبة.

• متابعة والتحقق من درجات اللغة الإنجليزية للمتقدمين.

• جدولة المقابلات مع المتقدمين والمقابلين حسب توجيهات رئيس القسم.

• معالجة تأجيلات القبول، التحويلات، وجميع الطلبات غير المحلولة لإغلاق دورة القبول.

• مراقبة إدارة أعداد الطلبات لكل كلية مقارنة بالأهداف وتقديم المشورة في الوقت المناسب.

طلبات المتقدمين الداخليين والرعاة والبرامج الخاصة:

• توفير مسار تقديم الطلبات مرتين سنويًا (الخريف والربيع) للمتقدمين الداخليين (طلاب الماجستير الحاليين) للتقديم على القبول في برنامج الدكتوراه.

• التنسيق مع الأطراف المعنية بشأن الرعاية والبرامج الخاصة مثل KGSP، وبرامج 3+2، والبرامج خارج الحرم وفقًا للمواعيد المتفق عليها.

التأكيد والتسجيل:

• العمل مع مراجعي القبول لضمان جمع والتحقق من أي وثائق مطلوبة لاستيفاء شروط العرض (مثل نتائج اختبار اللغة الإنجليزية، تأكيد الرعاية)، أو لإصدارها لمرحلة التسجيل (مثل الشهادات والوثائق الأكاديمية).

• التنسيق مع قسم العمليات الطلابية لإدارة واجهة التفاعل بين القبول والتسجيل، ومطابقة الأرقام.

• حل الحالات التي لم يتم فيها استيفاء متطلبات القبول النهائي، بالتنسيق مع الكليات، البرامج، العمليات الطلابية، ومكتب السجلات حسب الحاجة.

• تعزيز التعاون بين فرق القبول والتسجيل لضمان تسليم سلس ودعم متبادل طوال العام لكلا الخدمتين.

تطوير العمليات وتوثيقها:

• مراجعة العمليات بشكل دوري لضمان فعاليتها وكفاءتها وملاءمتها، مع أخذ ملاحظات جميع الأطراف ذات الصلة.

• اقتراح تغييرات على العمليات لرئيس قسم القبول للمراجعة والتنفيذ.

• توثيق الوصف، سير العمل، وإنشاء مصفوفات RACI لإنشاء سجل كامل وقابل للتدقيق لعمليات القبول.

التنسيق مع الأطراف الأخرى:

• التواصل مع المتقدمين طوال عملية القبول، وتقديم خدمة عملاء عالية الجودة.

• توضيح الجداول الزمنية، المواعيد النهائية، وسياسات القبول للكليات، والمتابعة النشطة لحل أو توجيه الاستفسارات الأكاديمية والإجرائية والنظامية.

• التعاون مع ممثلي القبول الآخرين لمشاركة أفضل الممارسات وضمان اتساق النهج.

• التنسيق مع مكتب القبول الأوسع لمشاركة المعلومات ذات الصلة والمساعدة في المشاريع أو الحالات.

المهارات والكفاءات المطلوبة:

• فهم التعليم العالي الدولي (مستحب).

• القدرة على استيعاب وتوضيح المعلومات ذات الصلة بمهمة الجامعة بسرعة.

• مهارات تواصل قوية وإقناعية، شفهيًا وكتابيًا (ضروري).

• القدرة على التعاطف والتفاعل مع أصحاب المصلحة المتنوعين ثقافيًا، داخليًا وخارجيًا، وتطوير المبادرات وفقًا لذلك (ضروري).

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة، مع القدرة على التخطيط المسبق والعمل تحت الضغط (ضروري).

• القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق، مع تقديم الدعم واستقباله لدعم مكتب القبول والجامعة بشكل عام (ضروري).

• نهج إبداعي في حل المشكلات وتحقيق التفاعل الفعّال (ضروري).

• القدرة على التخطيط ووضع خطط بديلة للسيناريوهات المختلفة؛ اهتمام بالتفاصيل (ضروري).

• أخلاقيات ونهج خدمة العملاء في التعامل مع الكليات والطلاب والموظفين (ضروري).

• معرفة بأنظمة التعليم الأجنبية (مستحب).

• القدرة على التعلم الذاتي واكتساب المهارات اللازمة لدعم عمليات الجامعة (ضروري).

المؤهلات:

• درجة البكالوريوس في العلوم أو التكنولوجيا أو الهندسة أو الرياضيات (مستحب).

• الإلمام بأنظمة معلومات الطلاب (مستحب).

• إجادة اللغة الإنجليزية (ضروري)؛ وإجادة لغة أخرى محادثة (مستحب).

الخبرة:

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في التعليم العالي أو بيئة مماثلة (مستحب).

• خبرة في العمل في القبول الطلابي أو الإدارة (مستحب).