وظائف حكومية

المؤهلات والمتطلبات الوظيفية:

• حد أدنى من الخبرة ذات الصلة لا يقل عن 2 سنوات.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة العامة، إدارة المكاتب أو ما يعادلها.

الأدوار والمسؤوليات:

• استقبال المكالمات الواردة والرد عليها وتحويل المكالمات إلى الموظفين أو الأقسام المعنية من خلال نظام الهاتف الداخلي (PBX).

• حجز الغرف للاجتماعات، والتدريب، والمؤتمرات وتوفير الخدمات والمعدات اللازمة بالتنسيق مع الأطراف المعنية.

• تنظيم منطقة الاستقبال والمكاتب والحفاظ على نظافتها في جميع الأوقات لضمان انطباع جيد للزوار وتعزيز السمعة المهنية لـ "الهيئة العامة للزكاة والدخل" (ZATCA).

• استقبال الزوار والضيوف وفقًا للبروتوكولات، وتوجيههم إلى المكان المطلوب، ومتابعة التصاريح ذات الصلة، وتوزيع بطاقات الدخول.

• مساعدة الضيوف والزوار من خلال تحديد احتياجاتهم وتلبية طلباتهم، إذا وجدت، لضمان رضاهم.

• توفير مستلزمات المكتب لضمان تجهيز الموظفين بشكل جيد للقيام بأعمالهم اليومية.

• التنسيق لتخصيص المساحات للموظفين الجدد.

• الحفاظ على ممارسات مهنية عند التعامل مع الأطراف المختلفة مثل المكالمات الواردة، الطرود البريدية، مراسلات الزكاة، وما إلى ذلك.

• تحديث امتدادات المكتب وأرقام هواتف الموظفين في قاعدة البيانات ذات الصلة بالتنسيق مع المعنيين.

• التنسيق بشأن مراسلات الهيئة بما في ذلك جمع وتنظيم وفرز وتسجيل وإرسال المراسلات الواردة والصادرة إلى الأطراف المعنية.

• تسجيل المراسلات الواردة والصادرة والطرود البريدية في مستودع مركزي للتتبع وفقًا للإرشادات المحددة.

• تنفيذ الرقمنة والأرشفة للمراسلات الواردة والصادرة.

• التنسيق مع السائقين وخدمات تسليم البريد لتوصيل المراسلات الصادرة والطرود البريدية.

• اتباع جميع السياسات والعمليات والإجراءات التشغيلية القياسية لضمان تنفيذ العمل بطريقة منضبطة ومتسقة.

• أداء الأنشطة تحت إشراف دقيق.

• تصعيد القضايا المعقدة إلى الشخص المعني لضمان إغلاق القضية/المشكلة بشكل فعال وفي الوقت المناسب.

• أداء أي مهام أخرى يتم تكليفها.