وظائف حكومية

المؤهلات والمتطلبات الوظيفية:

• خبرة لا تقل عن 2 سنوات في مجال ذي صلة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة العامة، إدارة المكاتب، أو ما يعادلها.

الأدوار والمسؤوليات:

• استلام المكالمات الواردة والرد عليها، وتحويل المتصل إلى الموظف أو القسم المعني من خلال نظام الهاتف الداخلي (PBX).

• حجز الغرف للاجتماعات والتدريب والمؤتمرات وتوفير الخدمات والمعدات المطلوبة بالتنسيق مع الأطراف المعنية داخل الشركة.

• تنظيم منطقة الاستقبال والمكاتب والحفاظ على نظافتها في جميع الأوقات لتوفير انطباع جيد للزوار وتعزيز سمعة الهيئة المهنية.

• استقبال الزوار والضيوف في مقر الهيئة وفقًا للبروتوكولات، توجيههم إلى المكان المطلوب، متابعة التصاريح ذات الصلة وتوزيع بطاقات الدخول.

• مساعدة الضيوف والزوار من خلال تحديد احتياجاتهم وتلبية طلباتهم، إذا كانت هناك أي، لضمان رضاهم.

• توفير مستلزمات المكتب لضمان أن الموظفين مجهزين بشكل جيد للتعامل مع الأعمال اليومية.

• التنسيق مع قسم الموارد البشرية لتخصيص المساحات للموظفين الجدد.

• الحفاظ على الممارسات المهنية في التعامل مع الأطراف المختلفة مثل إدارة المكالمات الواردة، الطرود البريدية، التواصل الضريبي، وما إلى ذلك.

• تحديث امتدادات الهواتف المحمولة وأرقام الهواتف للموظفين في قاعدة البيانات ذات الصلة بالتنسيق مع الأطراف المعنية.

• تنسيق المراسلات الخاصة بالهيئة، بما في ذلك جمع وتنظيم وفرز وتسجيل وإرسال المراسلات الواردة والصادرة للأطراف المعنية.

• تسجيل المراسلات الواردة والصادرة والطرد البريدية في مستودع مركزي للمتابعة وفقًا للإرشادات المحددة.

• تنفيذ الرقمنة والأرشفة للمراسلات الواردة والصادرة.

• التنسيق مع السائقين وخدمات البريد لتوصيل المراسلات والطرود الصادرة.

• اتباع جميع السياسات والإجراءات ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.

• تنفيذ الأنشطة تحت إشراف دقيق.

• تصعيد المشاكل المعقدة إلى الشخص المعني لضمان إغلاق القضية/المشكلة بكفاءة وفي الوقت المناسب.

• أداء مهام أخرى كما هو مطلوب.