وظائف حكومية

العمليات اليومية:

• متابعة العمليات اليومية المتعلقة بالوظيفة لضمان استمرارية العمل.

• المساهمة في إعداد التقارير الدقيقة وفي الوقت المحدد التي تتعلق بنطاق عمل القسم لتلبية متطلبات وأهداف ومعايير الشركة والقسم.

• ضمان رضا العملاء الداخليين والخارجيين من خلال تلبية احتياجاتهم بطريقة مهذبة وفي الوقت المناسب.

تنسيق الاجتماعات والمتابعة:

• تنظيم وتنسيق الاجتماعات من خلال الاتفاق على الدعوات وتوزيعها، والتوصل إلى إجماع بشأن المواضيع التي يجب أن تكون أولوية لضمان استخدام وقت الإدارة بشكل فعّال وتوفير بيئة اتخاذ القرار.

• إدارة المراسلات والتواصل والتقارير الواردة والصادرة من القسم، مع تحديد الأولويات حسب الحاجة، وضمان أرشفتها بطريقة يمكن استرجاعها بسهولة.

• توثيق وصيانة وإنتاج سجل دقيق للاجتماعات، مع تسليط الضوء على القرارات والنقاط التي تم اتخاذ إجراءات بشأنها ومراجعتها مع الأعضاء لضمان استمرارية وانتهاء القضايا الهامة.

• تنسيق تنفيذ القرارات الصادرة عن الاجتماعات، والتواصل مع جميع الأعضاء المعنيين في المنظمة لضمان متابعة الإجراءات المتوقعة وتحديد الجداول الزمنية المحتملة للتنفيذ.

• تنسيق الاجتماع وضمان توفر وتوزيع التقارير، وتحديد مكان الاجتماع، وتسجيل القضايا المهمة التي قد تطرأ خلال الاجتماع لتوفير خدمات استجابة فعّالة.

• إعداد تقرير داخلي يبرز إنجازات ومبادرات تداول المهمة لضمان تنفيذ القرارات والمتابعة في الوقت المناسب.

• تطوير محضر الاجتماع بالتنسيق مع الأعضاء ودمج تعليقاتهم وملاحظاتهم لتسجيل جميع القرارات والتوصيات وخطط العمل وتوقيع التقرير في الاجتماع التالي.

الحوكمة والمرونة:

• اتباع السياسات والإجراءات والعمليات ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.

• المساهمة في تحديد الفرص لتحسين مستمر في العمليات والممارسات، وفعالية العمل، وتعزيز الإنتاجية.

• تشجيع الموظفين الآخرين داخل المنظمة على تنفيذ والالتزام بالسياسات والإجراءات والعمليات والتعليمات.