تاريخ الاعلان: 2 أسبوع مضت | تاريخ الانتهاء: 8 ساعة
الهدف الوظيفي
يتولّى شاغل الوظيفة مسؤولية تنفيذ الأعمال في مكتب الرئيس التنفيذي في الهيئة بما في ذلك شؤون المكتب، الشؤون الإدارية، وشؤون مجلس الإدارة مع ضمان دقة الخدمات وحسن توقيتها وجودتها.
أبرز المهام والمسؤوليات
مجالات المهام الرئيسية المسؤوليات المفصّلة
العامة
الالتزام بالأولويات والمهل الزمنية التي يحددها المسؤول المباشر
التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين
إجراء تحديث مستمرّ لقاعدة البيانات للمتابعة وإعداد التقارير
مساعدة أعضاء الفريق وتقديم المدخلات لضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد
التشغيلية
تنظيم اجتماعات الرئيس التنفيذي حسب برامجه والتزاماته وضمان دعوة وحضور أصحاب المصلحة المعنيين وإطلاع الرئيس التنفيذي على الرسائل الرئيسية ونقاط المناقشة في كل اجتماع
توثيق محاضر الاجتماعات والخطوات التالية ، وصياغة خطط العمل وفقًا لذلك
تنفيذ القرارات الرئيسية وتصعيد القضايا في حالة التنفيذ غير الدقيق أو غير الصحيح
ضمان سير العمل بالطريقة الأمثل لدى وصول الزوار بما يتماشى مع معايير البروتوكول
إدارة نظام التواصل مع الرئيس التنفيذي من خلال تلقي وتصنيف جميع الاستفسارات والاقتراحات والشكاوى الواردة من أصحاب المصلحة وتقديم الرد المناسب والتبريرات باسم الرئيس التنفيذي
إدارة الاتصالات الإدارية في مكتب الرئيس التنفيذي مثل البريد السري، رسائل البريد الإلكتروني والتأكد من الرد و التسليم الصحيح لأصحاب المصلحة ذوي الصلة في الوقت المناسب
تنسيق وإعادة صياغة وتحرير الخطابات والبريد الإلكتروني للرئيس التنفيذي بالمواءمة مع الإجراءات والتعليمات المعتمدة وضمان تغطية المحتوى المطلوب
التنسيق مع الإدارات المعنية لإعداد القرارات الإدارية وإصدارها من الرئيس التنفيذي ومتابعة تنفيذها
التنسيق مع مكتب معالي رئيس مجلس الإدارة لضمان استمرارية الأعمال المتعلقة بالهيئة والطلبات الواردة من مكتب معاليه
وضع جدول زمني لاجتماعات الجمعية العمومية وضمان جهوزية الأمور اللوجستية قبل بدء الاجتماع
التنسيق مع الشؤون القانونية والرقابة لإدارة انتخابات الجمعية
متابعة القرارات التي تأخذها الجمعية لضمان التنفيذ السليم وتصعيد المسائل في حالة الانتهاك أو التنفيذ غير الدقيق
المؤهلات والخبرات
المستوى التعليمي بكالوريوس في إدارة الأعمال أو القانون أو ما يعادلها.
الخبرة من (4 إلى 6) سنوات في مجال دعم الأعمال أو ما يعادلها.
اللغة إتقان اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابةً.
